Khi nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hay cổng dịch vụ công của tỉnh, phần lớn người dân không có máy scan mà dùng điện thoại chụp giấy tờ rồi tải lên. Chụp thì ai cũng chụp được, nhưng ảnh dùng để cán bộ đọc, đối chiếu và lưu vào hồ sơ thì khác ảnh gửi cho người nhà xem. Một tấm ảnh nghiêng, lóa đèn hay cắt mất số trang là đủ để hồ sơ quay về với phiếu yêu cầu bổ sung, và thời hạn giải quyết thường tính lại từ khi bạn nộp đủ.
Bài này đi đúng một chặng nhỏ của trình tự nộp trực tuyến: biến tờ giấy trên bàn thành một tấm ảnh đọc được. Không cần thiết bị đắt tiền, chỉ cần một chỗ chụp hợp lý, vài thao tác cầm máy và một lượt tự kiểm trước khi bấm tải lên.
Vì sao ảnh chụp là lý do bị trả hồ sơ hay gặp
Ở quầy một cửa, cán bộ cầm tờ giấy thật trong tay, lật qua lật lại, soi dấu, đếm trang. Khi nộp trực tuyến, toàn bộ việc đó dồn vào tấm ảnh bạn gửi. Người tiếp nhận không gọi được bạn mang tờ giấy ra cửa sổ cho sáng hơn; họ chỉ có hai lựa chọn: đọc được thì tiếp nhận, không đọc được thì yêu cầu bổ sung hoặc trả lại. Với nhiều thủ tục, kết quả cuối cùng còn được cấp dựa trên chính thông tin đọc ra từ giấy tờ bạn tải lên, nên ảnh mờ một con số cũng có thể thành một chữ sai trên giấy tờ sau này.
Lỗi ảnh lại là lỗi người nộp tự tránh được hoàn toàn. Các lý do khác như thiếu giấy tờ hay chọn nhầm thủ tục đôi khi cần hỏi mới biết, còn ảnh thì bạn nhìn thấy ngay trên màn hình trước khi gửi. Mất vài phút chụp lại ở nhà rẻ hơn rất nhiều so với chờ vài ngày để nhận phiếu yêu cầu bổ sung chỉ vì một góc giấy bị ngón tay che mất.
Cũng cần nói rõ: mỗi thủ tục, mỗi cổng có thể quy định định dạng và dung lượng tệp khác nhau, và quy định đó thay đổi theo thời gian. Phần hướng dẫn ngay cạnh ô tải tệp mới là thứ bạn cần đọc cho đúng thủ tục mình đang làm. Bài này nói về chất lượng ảnh, là điều mọi thủ tục đều cần như nhau.
Chuẩn bị chỗ chụp trước khi cầm máy
Chọn nền tối và trơn. Giấy tờ phần lớn là nền trắng hoặc sáng màu. Đặt lên mặt bàn gỗ sẫm, tấm bìa màu tối hay vải trơn thì máy dễ nhận mép giấy, ảnh có viền rõ, cán bộ nhìn là biết tờ giấy còn nguyên. Đặt giấy trắng lên ga giường trắng thì mép giấy chìm mất, ảnh trông như bị cắt.
Ánh sáng tự nhiên, chiếu từ bên cạnh. Ngồi gần cửa sổ vào ban ngày là đủ. Tránh đèn trần chiếu thẳng xuống vì bóng điện thoại và bóng tay sẽ in lên giấy. Tránh nắng gắt rọi trực tiếp vì chữ bị cháy trắng. Đèn flash gần như luôn tạo một vệt lóa giữa giấy, nhất là với thẻ ép nhựa và giấy tờ có lớp bóng.
Giấy phải phẳng. Giấy gấp tư, sổ đã cong gáy, trang bị quăn mép đều làm chữ méo ở chỗ gập. Ép dưới một quyển sách nặng một lúc, hoặc chặn bốn góc bằng vật nhỏ nằm ngoài khung hình. Đừng dùng tay giữ góc giấy vì ngón tay rất hay lọt vào ảnh.
Lau ống kính. Điện thoại để trong túi quần cả ngày thường có một lớp dầu mờ trên ống kính, làm ảnh nhòe như có sương. Lau bằng vạt áo mềm trước khi chụp, chỉ mất vài giây.
Những lỗi ảnh mà người tiếp nhận nhìn là thấy
Bảng dưới gom các lỗi hay làm hồ sơ bị yêu cầu chụp lại, dấu hiệu nhận ra trên màn hình điện thoại và cách sửa ngay tại nhà.
| Lỗi | Nhìn thấy gì trên ảnh | Cách sửa |
|---|---|---|
| Nghiêng, chéo | Giấy thành hình thang, dòng chữ chạy xiên, một đầu to một đầu nhỏ | Cầm máy song song mặt giấy, nhìn thẳng từ trên xuống; bật lưới căn khung trong phần cài đặt camera |
| Mờ, nhòe | Phóng to thấy nét chữ nhòe, số khó phân biệt | Chạm vào giữa tờ giấy để lấy nét, giữ yên một nhịp sau khi bấm, tựa khuỷu tay xuống bàn |
| Lóa sáng | Một vệt trắng che mất chữ, thường ở thẻ ép nhựa | Tắt flash, nghiêng tờ giấy nhẹ so với nguồn sáng, chụp lại |
| Mất góc, mất mép | Không thấy đủ bốn góc giấy, số trang hoặc dòng cuối bị cắt | Lùi máy ra để thấy trọn tờ giấy kèm một dải nền quanh mép |
| Thiếu mặt, thiếu trang | Chỉ có mặt trước thẻ, chỉ có trang đầu của văn bản nhiều trang | Đếm số trang bản giấy trước, đối chiếu số ảnh sau khi chụp |
| Ảnh đen trắng quá gắt | Dấu đỏ thành mảng đen, chữ ký mất nét | Chụp ở chế độ màu, chỉ chuyển sang đen trắng khi thủ tục yêu cầu |
Phần lớn các lỗi trên nhìn thấy ngay khi phóng to ảnh bằng hai ngón tay. Đó là lý do bước tự kiểm ở phần sau quan trọng hơn bất kỳ mẹo chụp nào.
Giấy tờ nhiều trang, hai mặt và khổ lớn
Thẻ căn cước, giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm và nhiều loại thẻ khác có thông tin ở cả hai mặt. Khi thành phần hồ sơ ghi tên giấy tờ đó, hãy hiểu là cần cả hai mặt, trừ khi hướng dẫn nói khác. Thường có hai cách: chụp hai ảnh riêng rồi tải lên cùng một ô nếu ô đó cho phép nhiều tệp, hoặc ghép hai mặt vào một trang trước khi tải. Cách nào cũng được, miễn người xem biết hai ảnh thuộc cùng một giấy tờ.
Văn bản nhiều trang như hợp đồng, biên bản, giấy xác nhận có phụ lục thì chụp đủ từng trang theo đúng thứ tự, kể cả trang chỉ có chữ ký hay trang phụ lục ít chữ. Trang bị bỏ sót thường chính là trang có chữ ký, mà thiếu trang đó thì văn bản coi như chưa hoàn chỉnh. Nếu cổng chỉ cho một tệp ở mỗi ô, bạn cần gộp các trang thành một tệp PDF trước khi tải.
Giấy khổ lớn hơn A4, chẳng hạn bản vẽ hay giấy chứng nhận khổ rộng, rất khó chụp một lần mà vẫn đọc rõ. Cách làm là chụp một ảnh toàn cảnh để thấy trọn tờ giấy, rồi chụp thêm các ảnh cận từng phần có chữ nhỏ. Nếu chữ vẫn không đọc nổi, đó là tín hiệu nên đi scan ở nơi có máy khổ lớn hoặc hỏi nơi tiếp nhận xem có chấp nhận nộp bản giấy phần đó không.
Chụp xong, tự kiểm theo thứ tự này rồi mới tải lên
Lượt kiểm này mất chừng hai phút cho một bộ hồ sơ vài giấy tờ, và bắt được gần hết lỗi khiến hồ sơ phải chụp lại.
- Mở từng ảnh, phóng to vào dòng chữ nhỏ nhất của giấy tờ, thường là số giấy tờ, ngày cấp hoặc dòng ghi chú cuối trang. Đọc được rõ ràng thì mới đạt.
- Nhìn bốn góc: tờ giấy phải nằm trọn trong ảnh, có một dải nền bao quanh, không ngón tay, không vật chặn đè lên chữ.
- Soi dấu đỏ và chữ ký: còn thấy rõ hình dấu và nét ký, không bị lóa hay thành mảng đen.
- Đếm số ảnh so với số trang, số mặt của bản giấy. Ghi số trang ra nháp nếu bộ hồ sơ dài.
- Xoay ảnh về đúng chiều đọc. Ảnh nằm ngang hoặc lộn ngược vẫn đọc được nhưng làm người xem mất thời gian và dễ bị yêu cầu gửi lại.
- Đặt tên tệp theo nội dung, ví dụ ghi tên giấy tờ và số thứ tự trang, để khi tải lên không chọn nhầm ảnh của giấy tờ khác.
- Cuối cùng, xoá khỏi máy các ảnh hỏng chụp thử, chỉ giữ bộ ảnh đạt, để tránh tải nhầm tấm mờ.
Nếu bạn làm hồ sơ cho cha mẹ hay người thân, hãy cho họ xem lại bộ ảnh trước khi nộp. Người chủ giấy tờ thường nhận ra ngay một trang thiếu mà người chụp hộ không để ý.
Dùng tính năng quét tài liệu hay camera thường
Nhiều điện thoại hiện nay có sẵn chế độ quét tài liệu trong ứng dụng ghi chú, ứng dụng quản lý tệp hoặc ngay trong camera. Chế độ này tự nhận mép giấy, tự nắn thẳng hình thang thành hình chữ nhật, tăng độ tương phản và có thể gộp nhiều trang thành một tệp PDF. Với giấy tờ thông thường, đây là cách cho kết quả gọn và đều nhất mà không cần cài thêm gì.
Điều cần để ý là chế độ quét đôi khi làm quá tay: biến ảnh màu thành đen trắng gắt, làm mất màu dấu đỏ, hoặc cắt sát vào mép giấy đến mức mất dòng chữ ngoài cùng. Sau khi quét, hãy mở lại và kiểm như với ảnh thường. Nếu thấy dấu chuyển thành mảng đen, chọn lại chế độ màu hoặc chế độ giữ nguyên ảnh gốc.
Với các ứng dụng quét tải từ chợ ứng dụng, hãy nghĩ tới chuyện giấy tờ của bạn có thông tin cá nhân. Ứng dụng nào đòi tải ảnh lên máy chủ của họ để xử lý, chèn dấu chìm quảng cáo lên tài liệu, hoặc đòi quyền truy cập không liên quan thì không nên dùng cho giấy tờ tuỳ thân. Tính năng có sẵn của máy thường đủ dùng và ít rủi ro hơn.
Khi nào nên đi scan hoặc nộp bản giấy thay vì cố chụp
Điện thoại giải quyết được phần lớn trường hợp, nhưng có vài loại giấy tờ mà cố chụp chỉ tốn thời gian và dễ bị trả lại. Nếu rơi vào các trường hợp sau, nên tính đường khác.
- Giấy tờ đã cũ, mực phai, giấy ố vàng, chụp kiểu gì chữ cũng chìm vào nền. Máy scan có đèn chiếu đều thường đọc tốt hơn.
- Giấy tờ có lớp ép plastic bóng phản sáng toàn bộ, nghiêng thế nào cũng lóa một phần chữ.
- Bản vẽ, sơ đồ khổ lớn có chữ và số rất nhỏ, mà thủ tục cần đọc chính xác từng con số.
- Thủ tục chỉ cho nộp trực tuyến một phần, tức là đằng nào bạn cũng phải mang bản gốc đến đối chiếu. Khi đó ảnh chỉ cần đọc được, không cần hoàn hảo.
- Bạn đã bị yêu cầu bổ sung vì ảnh không đọc được từ hai lần trở lên. Lúc này nên hỏi thẳng nơi tiếp nhận xem họ cần gì, hoặc đến bộ phận một cửa nhờ số hoá tại quầy.
Nhiều nơi tiếp nhận có hỗ trợ số hoá giấy tờ ngay tại bộ phận một cửa. Đến hỏi một lần có khi nhanh hơn chụp đi chụp lại ở nhà.
Câu hỏi thường gặp
Chụp giấy tờ bằng điện thoại có được chấp nhận như bản scan không?
Với phần lớn thủ tục trực tuyến, ảnh chụp đọc rõ, đủ trang, đủ mặt được tiếp nhận như tệp quét. Điều quan trọng là người tiếp nhận đọc được toàn bộ thông tin. Riêng định dạng và dung lượng tệp thì xem đúng hướng dẫn cạnh ô tải lên của thủ tục bạn đang làm.
Có nên dùng đèn flash khi chụp giấy tờ không?
Thường là không. Flash tạo vệt lóa giữa giấy, nhất là với thẻ ép nhựa và giấy bóng. Nên chụp gần cửa sổ vào ban ngày, ánh sáng chiếu từ bên cạnh. Nếu buộc phải chụp buổi tối, dùng đèn bàn đặt chếch sang một bên thay cho flash.
Ảnh chụp có cần màu không hay đen trắng cũng được?
Nên chụp màu, vì dấu đỏ và chữ ký thường mất nét khi chuyển sang đen trắng gắt. Chỉ chuyển sang đen trắng khi thủ tục yêu cầu, hoặc khi cần giảm dung lượng mà ảnh sau khi chuyển vẫn đọc rõ dấu và chữ ký.
Thẻ căn cước cần chụp một mặt hay hai mặt?
Khi thành phần hồ sơ yêu cầu bản chụp thẻ, nên hiểu là cả hai mặt, trừ khi hướng dẫn nói khác. Nhiều thủ tục hiện đã lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu dân cư nên không còn yêu cầu bản chụp thẻ, vì vậy hãy đọc kỹ danh mục giấy tờ trước khi chụp.
Chụp lại nhiều lần mà ảnh vẫn mờ thì làm gì?
Kiểm lần lượt: lau ống kính, chạm màn hình để lấy nét vào giữa tờ giấy, tựa khuỷu tay xuống bàn cho máy đứng yên, tăng ánh sáng. Nếu vẫn mờ, có thể camera máy đã yếu; khi đó mượn máy khác hoặc nhờ số hoá tại bộ phận một cửa sẽ nhanh hơn.
Ảnh giấy tờ đã tải lên có cần xoá khỏi điện thoại không?
Nên giữ một bản cho tới khi nhận kết quả, phòng khi bị yêu cầu bổ sung. Sau đó cân nhắc xoá hoặc cất vào thư mục riêng có khoá, vì ảnh giấy tờ tuỳ thân nằm lẫn trong thư viện ảnh dễ bị chia sẻ nhầm hoặc lộ khi mất máy.