Khi cha mẹ giao quán cho con, hộ kinh doanh có thể đi theo một trong hai đường: đăng ký thay đổi chủ hộ kinh doanh cho hộ đang có, hoặc chấm dứt hộ cũ rồi con đăng ký một hộ mới. Chọn đường nào thì việc đầu tiên vẫn là xong phần đăng ký hộ kinh doanh, rồi mới đến thuế, giấy phép con, ngân hàng, hoá đơn, mặt bằng và người làm, vì các nơi đó đều đọc tên chủ hộ trên giấy chứng nhận.
Đây là sự kiện rất thường gặp ở các quán ăn, tiệm tạp hoá, cửa hàng gia đình: cha mẹ già muốn nghỉ, con tiếp quản. Nhiều nhà để nguyên tên cha mẹ trên giấy tờ nhiều năm cho tiện, đến khi cha mẹ mất thì mọi thứ đứng hình. Bài này đi theo thứ tự các việc, kèm trường hợp khó hơn là chủ hộ qua đời. Từng loại giấy phép con thì bạn xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Thay đổi chủ hộ hay đăng ký hộ mới: chọn đường nào
Thay đổi chủ hộ kinh doanh giữ nguyên hộ đang có, chỉ đổi người đứng tên. Lợi thế là giữ được lịch sử kinh doanh, địa chỉ, ngành nghề đã đăng ký; một số giấy tờ khác chỉ cần điều chỉnh thay vì làm lại. Đây là đường thường gặp khi cha mẹ còn sống và đồng ý chuyển cho con, thông qua tặng cho hoặc chuyển nhượng phần của mình.
Chấm dứt hộ cũ, đăng ký hộ mới hợp khi con muốn đổi nhiều thứ cùng lúc: ngành nghề, tên, quy mô, hoặc khi hộ cũ có những vướng mắc về thuế mà gia đình muốn khép lại rõ ràng. Nhược điểm là các giấy phép con, hợp đồng, tài khoản đứng tên hộ cũ đều phải làm lại.
Một điểm cần kiểm ngay: theo quy định đang áp dụng, mỗi cá nhân chỉ được đứng tên đăng ký một hộ kinh doanh. Nếu người con đã là chủ một hộ kinh doanh khác, phải xử lý hộ đó trước (chấm dứt, hoặc chuyển cho người khác) rồi mới nhận hộ của cha mẹ được. Kiểm lại quy định hiện hành trên trang thủ tục trước khi lên kế hoạch.
Cách quyết định nhanh: nếu quán giữ nguyên ngành nghề, địa chỉ, tên gọi và không có món nợ thuế nào treo lại, thay đổi chủ hộ thường gọn hơn. Nếu người con muốn làm lại gần như từ đầu, hoặc gia đình muốn tách bạch hẳn giai đoạn cha mẹ làm chủ, đăng ký mới rõ ràng hơn dù tốn thêm công làm lại giấy phép con. Hỏi nơi tiếp nhận trước khi chốt, vì cách xử lý cụ thể theo văn bản hiện hành.
Thứ tự các việc sau khi đã chọn đường
Bảng xếp theo thứ tự nên làm. Lệ phí, thời hạn của từng thủ tục xem trên Cổng Dịch vụ công; nơi tiếp nhận đăng ký hộ kinh doanh sau sắp xếp hai cấp cũng xem tại đó.
| Thứ tự | Việc | Nơi làm | Vì sao ở vị trí này |
|---|---|---|---|
| 1 | Đăng ký thay đổi chủ hộ (hoặc chấm dứt hộ cũ, đăng ký hộ mới) | Cơ quan đăng ký hộ kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh | Mọi việc sau cần giấy chứng nhận mới |
| 2 | Cập nhật thông tin thuế của hộ | Cơ quan thuế quản lý hộ | Chủ hộ là người chịu nghĩa vụ thuế |
| 3 | Điều chỉnh, cấp lại giấy phép con (an toàn thực phẩm, các giấy có điều kiện) | Cơ quan cấp từng loại giấy | Giấy phép con đứng tên chủ cũ |
| 4 | Hoá đơn điện tử, máy tính tiền, chữ ký số (nếu có) | Nhà cung cấp dịch vụ, cơ quan thuế | Gắn với mã số thuế, người đứng tên |
| 5 | Tài khoản ngân hàng nhận tiền bán hàng | Ngân hàng | Tiền khách trả nên vào tài khoản của chủ mới |
| 6 | Hợp đồng mặt bằng, điện, nước, người làm | Từng bên | Đổi bên ký cho khớp chủ mới |
Đăng ký hộ kinh doanh trước đây do Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện tiếp nhận; từ khi chính quyền địa phương chuyển sang hai cấp, nơi tiếp nhận đã thay đổi. Đừng đến địa chỉ cũ theo trí nhớ, hãy xem trang thủ tục hoặc hỏi bộ phận một cửa cấp xã.
Trình tự khi cha mẹ còn sống, giao cho con
Các bước theo chức năng. Thành phần hồ sơ cụ thể theo trang thủ tục hiện hành.
- Cả nhà thống nhất: con tiếp quản toàn bộ hay chỉ một phần; cha mẹ còn làm cùng không; tài sản trong quán (máy móc, hàng tồn) có chuyển theo không.
- Lập văn bản tặng cho hoặc chuyển nhượng giữa cha mẹ và con về việc giao hộ kinh doanh, theo hình thức mà thủ tục yêu cầu.
- Kiểm người con có đang đứng tên hộ kinh doanh nào khác không; nếu có, xử lý trước.
- Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi chủ hộ kinh doanh, trực tuyến hoặc tại nơi tiếp nhận.
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới ghi tên chủ hộ mới; kiểm từng dòng.
- Đi lần lượt các việc từ thứ tự 2 đến 6 trong bảng trên.
- Cha mẹ hoàn tất phần nghĩa vụ thuế của mình trong thời gian còn đứng tên, theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Bước cuối hay bị quên. Phần thuế của khoảng thời gian cha mẹ còn là chủ hộ vẫn là nghĩa vụ của họ; khép lại rõ ràng thì người con không vướng chuyện cũ. Chi tiết thuế bạn xem ở nguồn chuyên về thuế.
Nộp trực tuyến hay đến nơi tiếp nhận
Thủ tục thay đổi đăng ký hộ kinh doanh ở nhiều nơi đã nộp được trực tuyến bằng tài khoản định danh điện tử mức 2. Cách này hợp khi cha mẹ còn minh mẫn, đồng ý rõ ràng và giấy tờ đã sẵn. Người con thường là người thao tác; phần ý kiến hoặc chữ ký của cha mẹ đi theo cách mà thủ tục yêu cầu, không đăng nhập bằng tài khoản của cha mẹ để làm thay.
Đến nơi tiếp nhận trực tiếp hợp khi có điểm cần giải thích: cha mẹ lớn tuổi không dùng điện thoại, giấy chứng nhận cũ ghi địa danh trước sắp xếp, hộ có nhiều thành viên gia đình cùng góp vốn, hoặc đang ở giữa thủ tục thừa kế. Cán bộ sẽ chỉ rõ giấy nào cần, giấy nào không, đỡ phải nộp đi nộp lại.
Dù nộp cách nào, giữ mã hồ sơ và kiểm giấy chứng nhận mới ngay khi nhận: tên chủ hộ, địa chỉ, ngành nghề. Sai một dòng ở đây sẽ kéo theo sai ở mọi giấy tờ phía sau.
Khi chủ hộ qua đời: thừa kế đi trước
Trường hợp khó hơn là cha hoặc mẹ đứng tên hộ kinh doanh qua đời. Lúc đó hộ kinh doanh và tài sản dùng để kinh doanh trở thành một phần di sản. Trình tự đi theo thứ tự: khai tử, xác định người thừa kế và thoả thuận giữa những người thừa kế, rồi mới đến việc đăng ký người chủ hộ mới hoặc chấm dứt hộ cũ. Bỏ qua bước thừa kế để làm ngay thủ tục hộ kinh doanh thường bị dừng, vì nơi tiếp nhận cần biết ai có quyền với hộ.
Trong thời gian chờ, quán có thể vẫn mở cửa do người trong gia đình trông coi. Nên thống nhất bằng văn bản giữa những người thừa kế ai đang trông coi, tiền thu chi ghi chép thế nào, để không thành tranh chấp sau này.
Khi những người thừa kế không thống nhất, hoặc tài sản kinh doanh lớn, đây là lúc cần người làm nghề. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để biết những người thừa kế cần làm gì trước, tránh ký những văn bản làm mất quyền của mình.
Những vướng mắc hay gặp
Giấy phép con không chuyển theo. Ví dụ giả định: một quán phở ở Huế đã đổi chủ hộ, nhưng giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm vẫn đứng tên mẹ. Khi kiểm tra, quán bị hỏi. Mỗi loại giấy có quy định riêng về việc điều chỉnh hay cấp lại khi đổi chủ.
Tiền bán hàng vẫn về tài khoản của cha mẹ. Khách quen chuyển khoản theo mã QR cũ. Sau khi đổi chủ, thay mã QR ở quầy và báo khách quen. Tiền về tài khoản người khác làm sổ sách lẫn lộn.
Người làm thuê có hợp đồng với chủ cũ. Hợp đồng lao động ký với chủ hộ cũ cần được xử lý khi đổi chủ. Bàn với người lao động và ký lại hoặc thoả thuận phù hợp; bảo hiểm của họ cũng cần đổi đơn vị đóng.
Mặt bằng thuê đứng tên cha mẹ. Chủ nhà có thể không đồng ý chuyển hợp đồng sang con. Hỏi trước khi đổi chủ hộ, vì địa chỉ kinh doanh gắn với mặt bằng.
Hộ kinh doanh đang nợ thuế hoặc đang bị kiểm tra. Đổi chủ không xoá được nghĩa vụ cũ. Làm rõ với cơ quan thuế trước khi chuyển; nếu cần, đi đường chấm dứt hộ cũ để khép sổ.
Bộ giấy tờ nên chuẩn bị trước khi đi nộp
Danh sách này không thay thành phần hồ sơ chính thức, chỉ giúp gia đình không phải đi lại vì thiếu những thứ hay quên:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đang có (bản chính).
- Văn bản tặng cho, chuyển nhượng hoặc giấy tờ thừa kế, tuỳ đường đi.
- Giấy tờ tuỳ thân của chủ cũ và chủ mới; tài khoản định danh mức 2 nếu nộp trực tuyến.
- Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy tờ về quyền sử dụng địa điểm kinh doanh.
- Danh sách các giấy phép con đang có và ngày hết hạn.
- Danh sách hợp đồng, tài khoản, dịch vụ đứng tên chủ cũ cần đổi.
Có bộ giấy này, cả nhà ngồi lại một buổi là đi được hết thứ tự. Thiếu một thứ, việc phía sau phải chờ, và trong lúc chờ quán vẫn phải mở cửa.
Với danh sách giấy phép con, ghi kèm cơ quan đã cấp và ngày cấp. Khi đi điều chỉnh, bạn sẽ biết ngay phải đến đâu. Nếu có giấy sắp hết hạn trong vài tháng, gộp việc gia hạn với việc đổi tên chủ để chỉ đi một lần.
Câu hỏi thường gặp
Cha mẹ giao quán cho con có bắt buộc phải đổi tên chủ hộ kinh doanh không?
Nếu con thực sự điều hành và hưởng lợi, nên đổi để giấy tờ đúng thực tế. Để nguyên tên cha mẹ thì mọi nghĩa vụ pháp lý, thuế vẫn ở họ, và khi cha mẹ mất, việc tiếp quản sẽ phải qua thừa kế phức tạp hơn.
Con đang đứng tên một hộ kinh doanh khác thì có nhận hộ của cha mẹ được không?
Theo quy định đang áp dụng, mỗi cá nhân chỉ được đứng tên một hộ kinh doanh. Con cần xử lý hộ đang có trước. Kiểm lại quy định hiện hành trên trang thủ tục trước khi làm.
Đổi chủ hộ kinh doanh có phải làm lại giấy phép an toàn thực phẩm không?
Tuỳ loại giấy và quy định hiện hành: có loại điều chỉnh thông tin, có loại phải cấp lại. Hỏi cơ quan đã cấp giấy, và xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Chủ hộ qua đời, quán vẫn mở cửa được không?
Thực tế nhiều nhà vẫn mở để giữ khách trong lúc làm thừa kế. Nên có thoả thuận giữa những người thừa kế về người trông coi và cách ghi chép thu chi, và sớm làm thủ tục đăng ký lại.
Nộp thay đổi chủ hộ kinh doanh ở đâu khi không còn cấp huyện?
Nơi tiếp nhận đăng ký hộ kinh doanh đã thay đổi theo chính quyền hai cấp. Xem trang thủ tục trên Cổng Dịch vụ công hoặc hỏi bộ phận một cửa cấp xã nơi đặt quán để biết nơi nộp đúng.