Khi bạn nộp hồ sơ giấy tại bộ phận một cửa, cán bộ thường quét các thành phần hồ sơ, nhập thông tin vào hệ thống giải quyết thủ tục và tạo một mã hồ sơ trước khi trao giấy tiếp nhận. Việc này làm bạn phải chờ thêm ở quầy, nhưng đổi lại hồ sơ được theo dõi trên hệ thống, có thể tra cứu từ xa, và giấy tờ đã số hoá có thể được dùng lại ở lần sau. Phần người nộp cần làm là kiểm cho đúng những thông tin được nhập.
Bài này đi qua những gì diễn ra phía sau quầy từ lúc bạn đưa hồ sơ tới lúc nhận giấy tiếp nhận, nhìn từ phía người dân. Cách quét, cách nhập và tên hệ thống mỗi nơi một khác; ở đây chỉ nói những điểm chung và những chỗ người nộp có thể kiểm.
Số hoá hồ sơ khi tiếp nhận nghĩa là gì
Số hoá ở đây là chuyển các trang giấy bạn nộp thành tệp điện tử, gắn với hồ sơ trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của địa phương. Cùng với tệp quét, cán bộ nhập các thông tin chính: người nộp, thủ tục, thành phần hồ sơ, ngày tiếp nhận, ngày hẹn trả. Hệ thống sinh ra một mã hồ sơ duy nhất.
Có hai lớp số hoá. Lớp thứ nhất là số hoá để xử lý: bản quét đi theo hồ sơ sang bộ phận chuyên môn, giúp hồ sơ không phải chuyển tay toàn bộ bằng giấy. Lớp thứ hai là số hoá để tái sử dụng: một số giấy tờ, nhất là kết quả giải quyết thủ tục, được lưu với giá trị pháp lý theo quy định để lần sau người dân không phải nộp lại.
Mức độ số hoá khác nhau giữa các thủ tục và giữa các địa phương, và đang được đẩy mạnh. Vì thế đừng ngạc nhiên nếu hôm nay ở nơi này cán bộ quét toàn bộ, còn ở nơi khác chỉ nhập thông tin và giữ hồ sơ giấy. Điều không đổi là bạn được nhận giấy tiếp nhận có mã hồ sơ để theo dõi.
Sau khi bạn đưa hồ sơ, phía sau quầy diễn ra những gì
Trình tự thường thấy khi hồ sơ đã đủ, đúng thành phần:
- Cán bộ kiểm thành phần, đối chiếu bản sao với bản chính nếu bạn nộp theo cách đó, trả lại bản chính.
- Tra thông tin của bạn trong cơ sở dữ liệu dân cư bằng số định danh cá nhân, đối chiếu với tờ khai.
- Quét từng thành phần hồ sơ, gắn tệp quét vào đúng mục trên hệ thống.
- Nhập thông tin hồ sơ: tên thủ tục, người nộp, số điện thoại, địa chỉ liên hệ, cách nhận kết quả.
- Hệ thống tạo mã hồ sơ, tính ngày hẹn trả theo thời hạn của thủ tục.
- In giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, đưa bạn kiểm và ký nhận theo cách nơi đó quy định.
- Nếu thủ tục có thu phí, lệ phí ngay khi nộp, cán bộ hướng dẫn thanh toán và cấp biên lai.
Bước quét có thể lâu nếu hồ sơ dày, giấy nhiều trang, hoặc máy quét chậm. Hồ sơ đã tháo ghim, sắp đúng thứ tự giúp bước này nhanh hơn rõ rệt.
Số hoá có lợi gì cho chính người nộp
Theo dõi được từ xa. Hồ sơ có mã trên hệ thống thì bạn có thể tra tình trạng trên cổng dịch vụ công hoặc theo hướng dẫn trên giấy tiếp nhận, khỏi phải đến hỏi.
Đỡ nộp lại lần sau. Giấy tờ, kết quả đã được số hoá và lưu đúng quy định có thể được khai thác lại khi bạn làm thủ tục khác, tuỳ mức kết nối của từng thủ tục.
Kết quả có thể có bản điện tử. Với một số thủ tục, ngoài bản giấy, kết quả điện tử được đưa vào kho dữ liệu của cá nhân hoặc gắn với tài khoản định danh, dùng được cho giao dịch điện tử.
Ít thất lạc giữa đường. Hồ sơ đi theo luồng điện tử thì mỗi bước chuyển đều có dấu vết trên hệ thống, dễ tìm khi có chậm trễ.
Có căn cứ khi cần phản ánh. Ngày tiếp nhận, ngày hẹn, thành phần đã nộp đều ghi trên hệ thống. Nếu sau này có tranh cãi về việc đã nộp giấy gì, bản quét là bằng chứng cho cả hai phía.
Những thông tin bạn nên kiểm ngay tại quầy
Thông tin nhập sai ở bước tiếp nhận sẽ đi theo hồ sơ tới tận kết quả. Sửa ở quầy thì mất một phút; sửa sau khi đã có kết quả có khi phải làm thủ tục đính chính. Khi cán bộ đưa giấy tiếp nhận hoặc cho xem màn hình, kiểm:
- Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân của người được giải quyết thủ tục, không phải của người đi nộp hộ, trừ khi thủ tục ghi như vậy.
- Tên thủ tục trùng với thủ tục bạn định làm, nhất là khi có những thủ tục tên gần giống nhau.
- Số điện thoại và địa chỉ thư điện tử nhận thông báo: đúng số đang dùng, không thiếu chữ số.
- Cách nhận kết quả đã chọn: nhận trực tiếp, qua bưu chính, hay bản điện tử.
- Danh sách thành phần hồ sơ đã nhận: đủ, đúng số bản, đúng loại bản chính hay bản sao.
- Địa chỉ ghi theo đơn vị hành chính hiện hành, nếu thủ tục cần địa chỉ.
Nếu thấy sai, báo ngay và đề nghị sửa trước khi bạn ký nhận hoặc rời quầy. Người tiếp nhận cũng muốn hồ sơ đúng từ đầu, vì sai một trường là cả quy trình phía sau phải làm lại.
Giấy tờ gốc có bị giữ lại để quét không
Bản chính bạn đưa để đối chiếu thì được trả lại ngay, không giữ lại để quét. Thứ được quét là các thành phần hồ sơ bạn nộp, tức bản sao, đơn, tờ khai và những giấy thủ tục yêu cầu nộp bản chính.
Có trường hợp cán bộ cần quét chính bản gốc, ví dụ để số hoá kết quả cũ phục vụ tái sử dụng. Khi đó việc quét diễn ra tại quầy, trước mặt bạn, và bản gốc được trả lại sau khi quét xong. Bạn không nên để lại bản gốc với lời hẹn "mai quay lại lấy" nếu thủ tục không đòi giữ bản chính.
Nếu vì lý do kỹ thuật mà không quét được ngay, hãy hỏi rõ hồ sơ của bạn sẽ được xử lý thế nào, ai giữ, khi nào xong, và đề nghị ghi những gì đã nhận vào giấy tiếp nhận. Đừng rời quầy khi chưa biết bản chính của mình đang ở đâu.
Hồ sơ dày, nhiều trang: chuẩn bị cho bước quét
Với những bộ hồ sơ hàng chục trang, ví dụ hồ sơ có kèm bản vẽ, hợp đồng dài hay nhiều giấy tờ của nhiều người, bước quét có thể là phần lâu nhất của buổi nộp. Một vài việc bạn làm ở nhà giúp rút ngắn đáng kể:
- Tháo ghim, chỉ dùng kẹp giấy, để cán bộ khỏi phải gỡ từng tờ.
- Không dán giấy nhớ, không gấp mép, không đóng bìa cứng vào các thành phần sẽ nộp.
- Giấy khổ lớn như bản vẽ, sơ đồ thì gấp theo đúng nếp, hỏi trước nơi đó có máy quét khổ lớn không hay cần bạn nộp thêm bản thu nhỏ.
- Photo hai mặt khi giấy gốc có hai mặt, để bản quét không thiếu.
- Xếp theo đúng thứ tự danh mục, mỗi thành phần một kẹp riêng, để cán bộ gắn tệp vào đúng mục trên hệ thống.
- Với hồ sơ nhiều người, mỗi người một bộ, mặt ngoài ghi tên bằng bút chì.
Hồ sơ gọn còn giảm khả năng cán bộ quét sót trang. Một trang bị sót trong bản quét có thể khiến bộ phận chuyên môn phía sau tưởng hồ sơ thiếu và gửi yêu cầu bổ sung, dù bạn đã nộp đủ.
Thông tin cá nhân trong hồ sơ: những gì bạn có quyền hỏi
Hồ sơ hành chính chứa nhiều thông tin cá nhân: số định danh, địa chỉ, tình trạng hôn nhân, thông tin tài sản. Pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân đặt ra nguyên tắc chung là thông tin chỉ được thu thập và dùng đúng mục đích, trong phạm vi cần cho việc đó. Cơ quan nhà nước khi giải quyết thủ tục cũng phải tuân theo nguyên tắc này.
Ở quầy, bạn có thể hỏi một số câu hợp lý: thông tin này cần cho việc gì của thủ tục, bản quét được lưu trên hệ thống nào, ai được xem. Bạn không cần cung cấp thêm những giấy tờ, thông tin ngoài thành phần hồ sơ đã công bố, trừ khi cán bộ giải thích được vì sao cần.
Ngược lại, hãy giữ cẩn thận phía mình: không để giấy tiếp nhận có mã hồ sơ lung tung, không chụp đăng lên mạng xã hội, không đưa mã hồ sơ cùng số định danh cho người lạ "tra giúp". Kẻ gian có thể dùng những thông tin này để giả danh cơ quan nhà nước gọi điện, nhắn tin.
Khi hệ thống lỗi hoặc mất mạng giữa chừng
Hệ thống giải quyết thủ tục chạy trên mạng, nên lúc lỗi đường truyền hoặc quá tải là chuyện có thể gặp, nhất là vào những đợt cao điểm. Thường thì cán bộ sẽ chờ khôi phục hoặc chuyển sang tiếp nhận giấy rồi nhập lên hệ thống sau theo quy trình dự phòng của nơi đó.
Với người nộp, điều cần giữ là bằng chứng mình đã nộp. Nếu không in được giấy tiếp nhận có mã hồ sơ, đề nghị cán bộ ghi nhận bằng cách khác mà nơi đó áp dụng, ví dụ giấy biên nhận tạm có ghi ngày, thành phần đã nhận. Hỏi luôn khi nào bạn nhận được mã hồ sơ và qua kênh nào.
Nếu bạn được đề nghị quay lại hôm khác vì hệ thống lỗi, hỏi xem có thể để lại hồ sơ và nhận mã sau không, để bạn khỏi phải đi thêm chuyến. Không phải lúc nào cũng được, nhưng nhiều nơi có cách linh hoạt cho người ở xa.
Sau khi về, kiểm xem đã có tin nhắn hoặc thông báo về mã hồ sơ chưa. Nếu sau vài ngày vẫn không có, liên hệ lại bộ phận một cửa với giấy biên nhận tạm trong tay.
Câu hỏi thường gặp
Cán bộ chụp giấy tờ của bạn bằng điện thoại thay vì máy quét có được không?
Cách số hoá do từng nơi tổ chức. Bạn có quyền hỏi việc chụp đó dùng cho mục đích gì, lưu ở đâu. Nếu thấy không yên tâm về thông tin cá nhân, bạn có thể nêu ý kiến qua kênh phản ánh của địa phương.
Hồ sơ đã được số hoá thì lần sau có cần mang lại giấy đó không?
Có thể không, nếu thủ tục lần sau khai thác được dữ liệu đã số hoá. Nhưng mức kết nối chưa đồng đều, nên vẫn mang theo trong xấp dự phòng và hỏi cán bộ trước khi nộp.
Thông tin trên giấy tiếp nhận sai thì sửa thế nào?
Báo ngay tại quầy để cán bộ sửa trên hệ thống và in lại. Nếu phát hiện sau khi đã về, liên hệ bộ phận một cửa nơi nộp càng sớm càng tốt, mang theo giấy tiếp nhận và giấy tờ tuỳ thân.
Có thể xin bản quét hồ sơ của mình để lưu không?
Tuỳ hệ thống từng nơi. Một số nơi cho người dân xem hồ sơ trên cổng dịch vụ công bằng tài khoản định danh. Nếu cần lưu, tốt nhất bạn tự chụp hoặc photo bộ hồ sơ trước khi nộp.
Quét hồ sơ có tính thêm tiền không?
Số hoá khi tiếp nhận là một phần của quy trình giải quyết thủ tục. Nếu được yêu cầu trả thêm khoản không có trong mức phí, lệ phí công bố của thủ tục, hãy hỏi căn cứ và cân nhắc phản ánh qua kênh chính thức.