Người dân có thể kiến nghị sửa chính quy định của một thủ tục hành chính khi thấy nó rườm rà, trùng lặp hoặc không hợp với thực tế, qua chức năng phản ánh, kiến nghị trên Cổng Dịch vụ công và các kênh tiếp nhận của bộ, ngành, địa phương. Kiến nghị loại này không nhằm vào một cán bộ hay một hồ sơ, mà vào cách thủ tục được thiết kế, và nó có giá trị nhất khi kèm một ví dụ thật cùng một đề xuất sửa cụ thể.
Nhiều người nghĩ góp ý vào quy định là việc của chuyên gia hay hiệp hội. Thực tế, những người vừa đi qua một thủ tục mới thấy rõ nhất chỗ nào thừa, chỗ nào vô lý, và việc rà soát, cắt giảm thủ tục cần chính những quan sát đó. Bài này giúp bạn biến một trải nghiệm bực mình thành một kiến nghị có thể được xem xét.
Kiến nghị về quy định khác phản ánh về hồ sơ ở đâu
Khi hồ sơ của bạn bị đòi một giấy không có trong thành phần đã công bố, đó là chuyện cán bộ làm sai, và bạn phản ánh về hành vi. Khi giấy bị đòi có thật trong thành phần đã công bố, nhưng bạn thấy nó không cần thiết vì cơ quan đã có thông tin, đó là chuyện quy định chưa hợp lý, và bạn kiến nghị về quy định. Hai việc nghe giống nhau nhưng đi hai đường xử lý khác nhau.
Phản ánh về hành vi được xử lý ở nơi tiếp nhận hoặc cơ quan quản lý trực tiếp, và thường có kết quả cho hồ sơ của bạn. Kiến nghị về quy định đi đến cơ quan ban hành hoặc cơ quan chủ trì thủ tục, có khi là một bộ, và phải qua đánh giá, lấy ý kiến, sửa văn bản. Kết quả, nếu có, đến sau nhiều tháng và áp dụng cho mọi người, không riêng hồ sơ của bạn.
Vì vậy, nếu đang có hồ sơ dở dang, hãy cứ hoàn thiện theo quy định hiện hành để việc của mình xong, rồi kiến nghị riêng. Đừng đợi quy định được sửa mới làm, cũng đừng để kiến nghị lẫn vào phản ánh đòi giải quyết hồ sơ.
Những loại vướng mắc đáng kiến nghị
Không phải mọi bất tiện đều là quy định chưa hợp lý. Dưới đây là các kiểu vướng mắc thường được coi là có cơ sở để kiến nghị.
- Phải nộp lại thông tin, giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có trong cơ sở dữ liệu, như thông tin cư trú, nhân thân đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Tờ khai yêu cầu khai cùng một thông tin nhiều lần ở nhiều mục, hoặc khai thông tin không dùng vào việc giải quyết.
- Mẫu tờ khai không có chỗ cho trường hợp phổ biến, như người không có nơi thường trú, người có hai quốc tịch, hộ có nhiều thế hệ, buộc người khai phải tự chế cách ghi.
- Cùng một thủ tục mà các tỉnh, các nơi tiếp nhận yêu cầu thành phần hồ sơ khác nhau.
- Thủ tục bắt buộc có mặt trực tiếp ở một bước mà công nghệ hiện có đã cho phép làm trực tuyến an toàn.
- Thủ tục đòi xác nhận của nơi này để nộp cho nơi kia, trong khi hai nơi có thể trao đổi trực tiếp với nhau.
- Quy định viết khó hiểu đến mức cán bộ các nơi hiểu khác nhau.
Những bất tiện về cơ sở vật chất, giờ làm việc, thái độ phục vụ thì nên đi kênh góp ý cho nơi tiếp nhận, không phải kiến nghị sửa quy định.
Viết kiến nghị: bốn phần, mỗi phần trả lời một câu
Một kiến nghị về quy định không cần dài, nhưng cần đủ bốn phần để người đọc ở cơ quan chủ trì đánh giá được.
| Phần | Trả lời câu hỏi | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Thủ tục | Thủ tục nào, bạn làm ở đâu, khi nào | Thủ tục đăng ký một việc cho trẻ em, làm tại một phường ở Hà Nội, tháng 9/2025 |
| Chỗ vướng | Mục nào, yêu cầu nào, vì sao gây khó | Tờ khai yêu cầu ghi lại toàn bộ thông tin cư trú của cha mẹ, trong khi thông tin này đã có trong cơ sở dữ liệu dân cư |
| Ảnh hưởng | Ai bị ảnh hưởng, mức độ thế nào | Người khai mất thời gian, dễ ghi lệch so với dữ liệu, hồ sơ bị trả vì lệch |
| Đề xuất | Nên sửa cụ thể thế nào | Bỏ các mục cư trú, cho cơ quan tự khai thác theo số định danh cá nhân |
Phần đề xuất là phần quyết định kiến nghị có được xem xét nghiêm túc hay không. Một câu "đề nghị đơn giản hoá thủ tục" không cho người đọc biết phải sửa gì. Một đề xuất cụ thể, dù chưa hoàn hảo, cho họ một điểm bắt đầu.
Gửi kiến nghị đến đâu
Chức năng phản ánh, kiến nghị trên Cổng Dịch vụ công quốc gia nhận cả kiến nghị về quy định hành chính. Khi gửi, chọn đúng loại nội dung là kiến nghị về quy định, và nếu biểu mẫu cho chọn cơ quan, chọn cơ quan chủ trì thủ tục đó. Thông tin cơ quan chủ trì thường có trong phần công bố thủ tục trên cổng.
Với thủ tục do địa phương quy định thêm, hoặc với vướng mắc chỉ xảy ra ở một tỉnh vì cách tỉnh đó tổ chức, kiến nghị gửi Uỷ ban nhân dân tỉnh qua kênh tiếp nhận của tỉnh sẽ sát hơn. Sau khi chính quyền địa phương chuyển sang hai cấp từ 1/7/2025, nhiều quy trình nội bộ ở tỉnh, xã được sắp xếp lại, nên đây cũng là giai đoạn các địa phương chủ động rà soát và tiếp thu góp ý.
Một kênh nữa ít người dùng là góp ý vào dự thảo văn bản. Khi một bộ, ngành soạn văn bản mới hoặc sửa văn bản liên quan đến thủ tục, dự thảo thường được đăng công khai để lấy ý kiến trong một thời gian nhất định. Nếu bạn theo dõi lĩnh vực mình hay làm thủ tục, góp ý ở giai đoạn dự thảo có tác động sớm hơn nhiều so với kiến nghị sau khi văn bản đã ban hành.
Làm cho kiến nghị của bạn có sức nặng
Kể một trường hợp thật, có mốc thời gian. Kiến nghị dựa trên chuyện thật của bạn đáng tin hơn một nhận xét chung. Không cần nêu mã hồ sơ nếu bạn không muốn, nhưng nêu thời điểm, nơi làm, chuyện gì xảy ra.
Chỉ ra cơ quan đã có thông tin. Nếu bạn cho rằng một giấy là thừa vì thông tin đã có ở cơ sở dữ liệu nào đó, nói rõ là cơ sở dữ liệu nào, theo hiểu biết của bạn. Người đọc sẽ kiểm lại khả năng khai thác.
Nghĩ cho người giải quyết. Một đề xuất bỏ giấy tờ nhưng làm cơ quan mất căn cứ kiểm tra sẽ khó được chấp nhận. Nếu bạn đề xuất được cách thay thế, như tra dữ liệu, cam kết của người khai, kiến nghị dễ đi xa hơn.
Một kiến nghị, một vấn đề. Gom năm vấn đề vào một kiến nghị làm người đọc khó chuyển đến đúng nơi. Tách riêng, mỗi vấn đề một kiến nghị, đặt tiêu đề rõ.
Kiên nhẫn và theo dõi. Kiến nghị về quy định thường có câu trả lời ghi nhận, tiếp thu hoặc giải thích lý do giữ nguyên. Lưu mã, đọc câu trả lời, và nếu thủ tục được sửa về sau, bạn sẽ biết góp ý của mình là một phần của thay đổi đó.
Những kiến nghị khó được tiếp thu và vì sao
Hiểu được vì sao một số kiến nghị bị giữ nguyên giúp bạn viết kiến nghị tốt hơn. Kiểu thứ nhất là kiến nghị bỏ một bước kiểm tra mà không đề xuất cách kiểm tra thay thế. Ví dụ, đề nghị bỏ yêu cầu xuất trình giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp mà không nói cơ quan sẽ xác minh bằng cách nào. Với người giải quyết, giấy tờ đó là căn cứ để họ chịu trách nhiệm về quyết định; bỏ đi mà không có gì thay thì họ khó đồng ý.
Kiểu thứ hai là kiến nghị trái với một luật đang có hiệu lực. Một thủ tục quy định trong nghị định hay thông tư có thể được sửa tương đối nhanh, nhưng một yêu cầu nằm trong luật thì phải chờ sửa luật. Khi câu trả lời cho biết yêu cầu đó do luật quy định, kiến nghị của bạn vẫn có giá trị cho lần sửa luật sau, nhưng sẽ không có thay đổi ngay.
Kiểu thứ ba là kiến nghị dựa trên một trường hợp quá đặc biệt. Nếu vướng mắc chỉ xảy ra với rất ít người, cơ quan có thể chọn hướng dẫn xử lý riêng thay vì sửa quy định chung. Trường hợp của bạn vẫn đáng được giải quyết, nhưng qua hướng dẫn hoặc phản ánh về hồ sơ cụ thể.
Kiểu thứ tư là kiến nghị viết như lời than phiền chung, không chỉ ra được mục nào, yêu cầu nào. Loại này thường chỉ được ghi nhận rồi dừng ở đó.
Ví dụ giả định: một kiến nghị nhỏ, rõ ràng
Anh Phong là kế toán một hộ kinh doanh ở Cần Thơ, năm nào cũng làm một số thủ tục cho hộ. Anh nhận thấy một mẫu tờ khai trong thủ tục anh làm thường xuyên có hai mục yêu cầu ghi lại địa chỉ trụ sở theo hai cách khác nhau, và sau khi tỉnh sắp xếp lại đơn vị hành chính, cán bộ các nơi hướng dẫn ghi địa chỉ mới, địa chỉ cũ khác nhau. Hồ sơ của anh từng bị trả một lần vì hai mục không khớp.
Anh gửi kiến nghị trên Cổng Dịch vụ công, chọn loại kiến nghị về quy định, ghi tên thủ tục, mô tả hai mục trùng lặp, nêu lần hồ sơ bị trả vì lệch, và đề xuất: gộp hai mục thành một, ghi theo địa danh hiện hành, có hướng dẫn thống nhất về cách ghi địa chỉ sau sắp xếp. Anh không đòi hồ sơ cũ được xem xét lại, vì hồ sơ đó đã xong.
Câu trả lời anh nhận được cho biết kiến nghị được ghi nhận và chuyển đến cơ quan chủ trì để xem xét khi rà soát mẫu. Không có thay đổi ngay. Nhưng kiến nghị của anh nằm trong hệ thống, có thể được tổng hợp cùng các ý kiến tương tự, và đó là cách mà những thay đổi nhỏ trong thủ tục thường bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Người dân bình thường kiến nghị sửa quy định thì có được xem xét không?
Có. Kiến nghị về quy định hành chính là quyền của mọi cá nhân, tổ chức, không riêng chuyên gia hay hiệp hội. Kiến nghị cụ thể, có ví dụ thật và đề xuất rõ thường được ghi nhận, chuyển đến cơ quan chủ trì để xem xét trong quá trình rà soát.
Bao lâu thì một kiến nghị được thực hiện?
Không có thời gian cố định. Sửa một thủ tục cần đánh giá, lấy ý kiến, sửa văn bản, nên thường mất nhiều tháng hoặc lâu hơn. Câu trả lời cho kiến nghị thường đến sớm hơn nhiều, cho biết kiến nghị được tiếp thu, đang nghiên cứu, hay giữ nguyên kèm lý do.
Có nên vừa kiến nghị vừa không làm theo quy định hiện hành?
Không nên. Trong khi chờ, quy định hiện hành vẫn có hiệu lực. Hãy hoàn thiện hồ sơ theo quy định để việc của mình xong, rồi kiến nghị riêng. Không làm theo chỉ khiến hồ sơ bị trả.
Có thể kiến nghị chung với nhiều người không?
Có. Một nhóm người cùng gặp vướng mắc có thể gửi chung một kiến nghị, hoặc qua tổ chức đại diện như hiệp hội nghề nghiệp, tổ dân phố. Kiến nghị chung cho thấy vấn đề không phải trường hợp lẻ, nhưng vẫn cần ví dụ cụ thể.
Muốn góp ý vào dự thảo văn bản thì tìm ở đâu?
Dự thảo văn bản thường được đăng trên cổng thông tin của cơ quan chủ trì soạn thảo và trên cổng thông tin chung về văn bản pháp luật để lấy ý kiến trong một thời gian. Theo dõi cổng của bộ, ngành phụ trách lĩnh vực bạn quan tâm để biết khi nào có dự thảo mới.
Kiến nghị bị trả lời là giữ nguyên quy định thì có làm gì tiếp không?
Đọc kỹ lý do. Nếu lý do có căn cứ, bạn hiểu thêm vì sao thủ tục như vậy. Nếu bạn vẫn thấy chưa hợp lý, có thể gửi lại kiến nghị khi có thêm ví dụ mới, hoặc góp ý khi văn bản liên quan được đưa ra lấy ý kiến sửa đổi.