Khi làm thủ tục thay người khác, nguyên tắc là: tờ khai là lời khai của người có tên, nên họ tự ký nếu ký được; bạn chỉ ký khi mẫu tờ khai có chỗ cho người được uỷ quyền hoặc người đi khai, và khi đó bạn ký tên của chính bạn, ghi rõ tư cách của mình. Bạn không bao giờ ký tên người khác, kể cả khi người đó đồng ý bằng miệng.
Chữ ký là chỗ nhiều người làm thay sai một cách vô tư: con ký thay mẹ "cho nhanh", vợ ký thay chồng vì chồng đi làm xa. Với cán bộ, những chữ ký ấy có thể khiến hồ sơ bị trả; với pháp luật, giả chữ ký trên giấy tờ nộp cơ quan nhà nước còn có thể dẫn tới trách nhiệm nặng hơn. Bài này giải thích cách đọc mẫu tờ khai để biết ai ký ô nào, và cách xử lý khi người có tên không ký được.
Vì sao chữ ký trên tờ khai quan trọng hơn bạn nghĩ
Tờ khai không chỉ là tờ giấy điền thông tin. Khi ký, người khai cam đoan những gì ghi trong đó là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai. Cơ quan giải quyết dựa vào lời cam đoan đó để ra kết quả: cấp giấy, ghi vào sổ, cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Nếu chữ ký không phải của người có tên, lời cam đoan đó không có giá trị, và mọi thứ dựa trên nó đều có thể bị xem xét lại.
Ví dụ giả định: một người con ký thay chữ ký của cha trên tờ khai đăng ký thay đổi thông tin cư trú, vì cha đang ở quê. Sau này trong gia đình nảy sinh bất đồng về chỗ ở, người anh em khác cho rằng cha chưa bao giờ đồng ý. Lúc đó chữ ký giả trở thành điểm yếu của cả hồ sơ, và người con đã ký thay có thể phải giải trình. Một chữ ký cho nhanh hôm ấy biến thành rắc rối kéo dài.
Ngoài rủi ro pháp lý, chữ ký sai cũng đơn giản là làm hồ sơ chậm. Cán bộ một cửa thường đối chiếu chữ ký với giấy tờ tuỳ thân hoặc hỏi lại; thấy nghi thì yêu cầu người có tên đến ký trực tiếp. Bạn tiết kiệm được mười phút ở nhà nhưng mất thêm một lần đi lại.
Đọc mẫu tờ khai: mỗi ô chữ ký dành cho ai
Các mẫu tờ khai khác nhau giữa các thủ tục và có thể đổi theo từng thời kỳ, nhưng phần ký thường rơi vào một trong mấy kiểu dưới đây. Đọc kỹ chữ in nhỏ dưới mỗi ô trước khi đặt bút.
| Kiểu ô ký trên mẫu | Ai ký | Người làm thay nên làm gì |
|---|---|---|
| "Người khai" hoặc "người yêu cầu" | Người có tên, người đề nghị cơ quan giải quyết | Để người có tên tự ký; không ký thay dưới bất kỳ hình thức nào |
| "Người đi khai" hoặc "người nộp hồ sơ" | Người trực tiếp mang hồ sơ đến, có thể khác người có tên nếu thủ tục cho phép | Ký tên của chính bạn, ghi họ tên bạn dưới chữ ký |
| Có dòng "người được uỷ quyền" hoặc "người đại diện" | Người được uỷ quyền hợp lệ hoặc người đại diện theo pháp luật | Ký tên bạn, ghi rõ tư cách, kèm văn bản uỷ quyền hoặc giấy tờ chứng minh tư cách đại diện |
| Ô ý kiến của người khác (chủ hộ, chủ sở hữu chỗ ở, cha mẹ) | Đúng người được nêu trong ô | Không ký thay; nếu người đó vắng, hỏi cách thể hiện ý kiến khác như văn bản riêng hoặc xác nhận điện tử |
| Không có ô cho người khác | Chỉ người có tên | Mang tờ khai về cho người có tên ký, hoặc hỏi nơi nhận cách làm khi họ không ký được |
Dòng cuối là tình huống hay gặp nhất khi làm thay. Một mẫu không có ô cho người được uỷ quyền không có nghĩa là bạn được ký thay vào ô của người có tên; nó có nghĩa là bạn cần hỏi nơi nhận xem thủ tục đó có cho uỷ quyền không.
Ký với tư cách người được uỷ quyền: cách ghi để không bị hỏi lại
Ký chữ ký của bạn, không bắt chước chữ ký người khác. Chữ ký của người được uỷ quyền là chữ ký của chính người đó. Ngay dưới chữ ký, ghi họ tên đầy đủ của bạn.
Ghi tư cách ngay cạnh chữ ký. Một dòng ngắn như "người được uỷ quyền của bà Nguyễn Thị A" giúp cán bộ đọc là hiểu. Nếu mẫu đã in sẵn chữ "người được uỷ quyền" thì không cần viết thêm.
Kẹp văn bản uỷ quyền ngay sau tờ khai. Văn bản uỷ quyền phải ghi phạm vi bao gồm việc ký tờ khai cho thủ tục đó. Một tờ chỉ ghi "nộp hồ sơ" có thể bị coi là chưa đủ để bạn ký thay.
Thông tin trong tờ khai vẫn là của người có tên. Bạn ký với tư cách người được uỷ quyền, nhưng họ tên, ngày sinh, nơi ở trong phần nội dung vẫn là của người nhờ. Đừng điền thông tin của mình vào phần người yêu cầu chỉ vì mình là người ký.
Giữ một bản chụp tờ khai đã ký. Nếu sau này có câu hỏi về nội dung khai, bạn và người nhờ cùng có một bản để đối chiếu.
Người có tên không ký được: điểm chỉ, người làm chứng và các đường khác
Có người không ký được vì không biết chữ, tay run do tuổi già, tay đang bó bột, hoặc bệnh khiến không cầm bút được. Đây không phải lý do để người nhà ký thay. Cách thường dùng là điểm chỉ: lăn dấu vân tay ngón trỏ vào chỗ ký. Ở nhiều thủ tục, việc điểm chỉ phải diễn ra trước mặt cán bộ hoặc người có thẩm quyền chứng thực, đôi khi cần người làm chứng.
Với các việc phải công chứng hoặc chứng thực, như lập giấy uỷ quyền, pháp luật về công chứng, chứng thực có quy định riêng cho người không ký được hoặc không đọc được, trong đó có trường hợp phải có người làm chứng. Chi tiết ai được làm chứng, điểm chỉ ngón nào, ghi chú gì do người thực hiện công chứng, chứng thực hướng dẫn; bạn nên báo trước tình trạng của người có tên để họ chuẩn bị.
Nếu người có tên không đến được nơi ký, một số thủ tục cho phép cán bộ hoặc công chứng viên đến tận nơi ở, nơi điều trị. Đây là đường đúng, dù mất công hơn việc ký thay ở nhà. Trang này có bài riêng cho tình huống cha mẹ đang nằm viện cần ký giấy tờ.
Những kiểu ký thay hay gặp và vì sao nên bỏ
Các tình huống dưới đây xuất phát từ ý tốt nhưng đều đặt người làm thay vào thế khó. Nếu bạn nhận ra mình đang định làm một trong số đó, hãy dừng lại và chọn đường khác.
- Ký thay vì người có tên "đã đồng ý qua điện thoại". Sự đồng ý bằng miệng không biến chữ ký của bạn thành chữ ký của họ. Muốn làm thay, cần văn bản uỷ quyền đúng loại.
- Ký thay vợ hoặc chồng vì "tài sản chung, ai ký chẳng được". Với giấy tờ đứng tên một người, chỉ người đó ký. Với việc cần cả hai vợ chồng, mỗi người ký phần của mình.
- Ký thay cha mẹ già vì sợ làm phiền. Cha mẹ còn minh mẫn thì nên để họ tự ký hoặc điểm chỉ; đó cũng là cách tôn trọng quyền tự quyết của họ.
- Ký thay vào ô "ý kiến của chủ hộ" khi chủ hộ vắng. Ý kiến đồng ý của chủ hộ hay chủ sở hữu chỗ ở là một điều kiện của thủ tục; giả ý kiến đó có thể làm hỏng cả hồ sơ.
- Nhờ người khác ký thay vào tờ khai của chính mình vì bận. Nếu bạn là người có tên mà không đến được, hãy lập uỷ quyền, đừng để người khác bắt chước chữ ký của bạn.
Điểm chung của các tình huống này: chúng tiết kiệm được một chút thời gian nhưng chuyển rủi ro sang chính người làm thay. Khi có tranh chấp, người ký thay là người khó giải thích nhất.
Trước khi đưa người có tên ký: đọc lại tờ khai cùng họ
Người làm thay thường là người điền tờ khai, còn người có tên chỉ ký. Khoảng cách đó là chỗ sai sót lọt qua: người ký không biết mình vừa cam đoan điều gì. Vài phút đọc lại cùng nhau theo thứ tự dưới đây giúp chữ ký có giá trị thật.
- Đọc to từng dòng thông tin cá nhân: họ tên, ngày sinh, số định danh, nơi cư trú. Người già thường phát hiện ngay chỗ sai mà người trẻ không để ý, ví dụ tên đệm, năm sinh theo giấy khai sinh cũ.
- Giải thích bằng lời thường phần nội dung yêu cầu: "mẹ đang xin cấp lại giấy này vì bị mất", "bố đồng ý cho con đăng ký tạm trú ở nhà mình". Nếu người có tên không đồng ý hoặc ngập ngừng, dừng lại, không ép ký.
- Chỉ rõ ô họ sẽ ký và ô bạn sẽ ký, nếu có. Không đưa tờ khai gấp đôi chỉ để lộ chỗ ký.
- Không bao giờ đưa người có tên ký vào tờ giấy trắng hoặc tờ khai còn bỏ trống phần nội dung để "về điền sau". Tờ khai ký trước, điền sau là cửa mở cho sai sót và tranh cãi.
- Chụp lại tờ khai sau khi ký, gửi cho người có tên hoặc một người khác trong gia đình giữ.
Việc này cũng là cách tôn trọng người được làm thay. Cha mẹ già, người bệnh vẫn là người quyết định về giấy tờ của mình; người làm thay giúp họ đi đường, không quyết định thay họ.
Khi nào nên hỏi người có chuyên môn
Phần lớn thủ tục hằng ngày không cần đến luật sư: bạn chỉ cần đọc kỹ mẫu, để đúng người ký đúng ô, kèm giấy uỷ quyền khi cần. Nhưng có vài tình huống nên hỏi người làm nghề trước khi ký: giấy tờ liên quan đến đất đai, nhà ở, thừa kế; người có tên có dấu hiệu không còn đủ minh mẫn để tự quyết; trong gia đình đang có bất đồng về chính việc đang làm thủ tục.
Ở những tình huống ấy, câu hỏi không còn là ký ô nào, mà là người có tên có còn tự mình thể hiện ý chí được không, và nếu không thì ai có quyền đại diện cho họ. Đó là chuyện của giám hộ, đại diện theo pháp luật, không giải quyết được bằng một tờ giấy uỷ quyền viết vội. Bạn nên hỏi luật sư hoặc người làm nghề pháp lý để được chỉ hướng phù hợp với hoàn cảnh cụ thể, trước khi có bất kỳ chữ ký nào.
Dù trong trường hợp nào, nguyên tắc vẫn giữ nguyên: người làm thay ký tên mình, ghi rõ tư cách của mình, và không bao giờ đặt chữ ký thay người khác.
Câu hỏi thường gặp
Con ký thay chữ ký của cha mẹ trên tờ khai có được không?
Không. Con có thể làm thay một số việc nếu có văn bản uỷ quyền hoặc thủ tục cho phép người thân thực hiện, nhưng khi đó con ký tên của chính mình với tư cách người được uỷ quyền hoặc người đi khai. Bắt chước chữ ký của cha mẹ là giả chữ ký, dù cha mẹ đồng ý.
Mẫu tờ khai không có ô cho người được uỷ quyền thì làm sao?
Điều đó thường có nghĩa là người có tên phải tự ký, hoặc thủ tục có cách riêng để người được uỷ quyền thể hiện tư cách. Bạn hỏi nơi tiếp nhận trước khi ký; đừng ký vào ô của người có tên chỉ vì không thấy ô nào khác.
Người không biết chữ thì ký tờ khai thế nào?
Thông thường người đó điểm chỉ thay chữ ký, có thể phải làm trước mặt cán bộ hoặc người thực hiện chứng thực và có người làm chứng tuỳ loại việc. Bạn báo trước tình trạng của người có tên để nơi tiếp nhận hướng dẫn đúng cách.
Ký tờ khai trên giấy hay ký điện tử khi nộp trực tuyến khác nhau thế nào?
Khi nộp trực tuyến bằng tài khoản định danh của chính người có tên, việc xác thực tài khoản thay cho chữ ký tay ở nhiều thủ tục. Vì thế tài khoản đó cũng giống chữ ký: không ai nên dùng tài khoản của người khác để nộp, dù được đưa mật khẩu.
Đã lỡ ký thay rồi thì nên làm gì?
Nếu hồ sơ chưa được giải quyết, hãy chủ động liên hệ nơi tiếp nhận để rút hoặc thay tờ khai bằng bản do người có tên ký. Nếu kết quả đã cấp và có nguy cơ tranh chấp, nên hỏi người có chuyên môn pháp lý về cách xử lý phù hợp.
Người được uỷ quyền có được sửa nội dung tờ khai không?
Chỉ trong phạm vi văn bản uỷ quyền cho phép và chỉ sửa những gì bạn chắc chắn đúng theo ý người nhờ. Chỗ sửa thường cần ký nháy hoặc làm lại tờ mới tuỳ quy định nơi nhận. Thông tin cá nhân quan trọng thì nên để người có tên xác nhận lại.