Khi nộp hồ sơ trực tiếp, với phần lớn giấy tờ kèm theo bạn có thể chọn: nộp bản sao đã chứng thực, hoặc nộp bản sao thường kèm bản chính để cán bộ đối chiếu rồi trả lại bản chính ngay. Chỉ khi thủ tục ghi rõ phải nộp bản chính thì bạn mới để lại bản chính. Biết chọn đúng giúp bạn khỏi một chuyến đi chứng thực, khỏi tốn tiền, và khỏi lo mất giấy gốc.
Bài này giải thích ba cách nộp một giấy tờ tại quầy, khi nào dùng cách nào, và những chỗ hay rối: giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu, bản sao chứng thực có "hết hạn" không, giữ bản chính ra sao khi quầy đông. Cách đi chứng thực bản sao không nằm trong phạm vi bài; ở đây chỉ bàn nên mang thứ gì đến quầy một cửa.
Ba cách nộp một giấy tờ tại quầy
Cùng một giấy tờ, ví dụ giấy chứng nhận hay quyết định cũ của bạn, có thể đi vào hồ sơ theo một trong ba dạng dưới đây, tuỳ thủ tục cho phép.
| Cách nộp | Bạn mang gì | Điều kiện | Ưu và nhược |
|---|---|---|---|
| Bản sao chứng thực | Bản sao đã chứng thực, không cần bản chính | Thủ tục chấp nhận bản sao | Đỡ phải mang bản gốc; nhưng mất thêm một chuyến đi chứng thực và lệ phí chứng thực |
| Bản sao kèm bản chính | Bản photo rõ nét và bản chính | Nộp trực tiếp, thủ tục chấp nhận bản sao | Không tốn công chứng thực; bản chính được trả lại ngay sau khi đối chiếu |
| Bản chính | Bản gốc để lại trong hồ sơ | Thủ tục ghi rõ phải nộp bản chính | Bắt buộc với một số giấy như đơn, tờ khai, giấy tờ sẽ bị thu hồi hoặc cấp đổi |
Cách thứ hai thường bị bỏ quên. Nhiều người vẫn quen chứng thực mọi thứ trước khi đi nộp, trong khi nguyên tắc chung về chứng thực cho phép cơ quan tiếp nhận tự đối chiếu bản sao với bản chính khi người dân nộp trực tiếp, và không được đòi thêm bản sao chứng thực trong trường hợp đó.
Đối chiếu tại quầy diễn ra thế nào
Bạn đưa bản photo cùng bản chính. Cán bộ tiếp nhận so hai bản: nội dung, ngày cấp, cơ quan cấp, các trang có liên quan. Nếu khớp, họ xác nhận vào bản sao theo cách nơi đó quy định, giữ bản sao trong hồ sơ và trả bản chính cho bạn ngay tại quầy. Bạn không phải để bản chính lại qua đêm, không phải quay lại lấy.
Bản photo phải đọc rõ toàn bộ. Bản photo mờ, lệch, mất góc, thiếu mặt sau hoặc thiếu trang phụ lục là lý do hay bị từ chối đối chiếu. Giấy nhiều trang như sổ, giấy chứng nhận có trang bổ sung thì photo đủ các trang có thông tin, kể cả trang ghi thay đổi.
Khi được đối chiếu xong, bạn nên kiểm lại ngay xấp bản chính trước khi cất. Quầy đông, nhiều hồ sơ nằm cạnh nhau, cán bộ đôi khi để nhầm bản chính vào xấp giấy tờ nộp. Đếm lại số tờ bản chính mang đến và số tờ nhận về là việc mất mười giây mà cứu được cả một quy trình xin cấp lại.
Khi nào phải để lại bản chính
Đơn, tờ khai, văn bản do chính bạn lập cho thủ tục. Đây là bản chính của hồ sơ, không có chuyện nộp bản sao.
Giấy tờ sẽ bị thu hồi khi cấp mới. Ví dụ cấp đổi một loại giấy chứng nhận, giấy phép: bản cũ thường phải nộp lại để cơ quan thu hồi hoặc chỉnh lý.
Giấy tờ sẽ được cơ quan ghi chú, chỉnh lý lên chính nó. Một số thủ tục đăng ký biến động ghi trực tiếp nội dung thay đổi lên bản gốc, nên bản gốc phải nằm trong hồ sơ.
Giấy tờ do bên thứ ba cấp riêng cho thủ tục. Ví dụ văn bản xác nhận, văn bản đồng ý, giấy khám sức khoẻ theo mẫu: thủ tục thường đòi bản chính vì giấy đó sinh ra chỉ để nộp.
Thủ tục ghi rõ "bản chính". Đọc kỹ cột số lượng, loại bản trong danh mục thành phần hồ sơ. Chỗ ghi "bản chính" thì đừng mang bản sao, chỗ ghi "bản sao" thì giữ bản chính lại cho mình.
Những giấy tờ hay gây lúng túng khi đối chiếu
Sổ, giấy chứng nhận nhiều trang. Chỉ photo trang đầu là thiếu. Trang ghi thay đổi, trang bổ sung, trang sơ đồ đều là một phần của giấy tờ. Photo đủ, xếp đúng thứ tự trang như bản gốc, để cán bộ đối chiếu từng trang một.
Giấy tờ đã ép nhựa. Bản ép nhựa vẫn là bản chính, nhưng mặt sau thường khó photo rõ và cán bộ khó kiểm những dấu hiệu trên giấy. Một số thủ tục cấp đổi có thể yêu cầu giấy chưa ép. Nếu giấy của bạn đã ép từ lâu, đừng tự bóc ra; hỏi trước nơi tiếp nhận.
Giấy cũ, mờ, rách mép. Bản photo của giấy mờ thường còn mờ hơn. Chụp hoặc photo ở chế độ đậm hơn, mang cả bản chính để cán bộ đọc trực tiếp những chỗ khó nhìn.
Giấy có chỗ sửa chữa, tẩy xoá. Chỗ sửa không có xác nhận của nơi cấp là lý do phổ biến để cán bộ không đối chiếu được. Gặp trường hợp này nên hỏi thủ tục đính chính trước, đừng mang đi nộp rồi mới biết.
Giấy cấp theo tên, địa giới cũ. Tên xã, huyện cũ trên giấy tờ không làm giấy mất giá trị. Cán bộ đối chiếu nội dung như in trên giấy; phần địa chỉ hiện hành bạn ghi ở tờ khai mới.
Lỗi hay gặp khiến phải quay lại
Lỗi thứ nhất là chỉ mang bản photo, quên bản chính. Không có bản chính thì cán bộ không có gì để đối chiếu, và bản photo không tự trở thành bản sao hợp lệ. Bạn sẽ được hướng dẫn mang bản chính đến hoặc đi chứng thực, tức là thêm một chuyến.
Lỗi thứ hai là photo thiếu trang hoặc photo một mặt. Khi đối chiếu, cán bộ lật bản chính thấy có mặt sau, có trang bổ sung, mà bản photo không có. Nhiều nơi có máy photo gần đó, nhưng đi photo lại giữa chừng là mất lượt.
Lỗi thứ ba là mang bản sao chứng thực của một bản chính đã thay đổi. Bạn chứng thực bản sao từ mấy năm trước, sau đó giấy gốc đã được chỉnh lý hoặc cấp đổi. Bản sao cũ không còn phản ánh đúng tình trạng hiện tại. Trước khi đi, so bản sao với bản chính đang giữ xem còn giống nhau hoàn toàn không.
Lỗi thứ tư hiếm hơn nhưng phiền nhất: để quên bản chính tại quầy. Thói quen đếm lại bìa bản chính trước khi rời đi là cách phòng duy nhất thật sự hiệu quả.
Giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu: không cần bản nào
Với những giấy tờ, thông tin mà cơ quan giải quyết khai thác được từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc kho dữ liệu đã số hoá, nguyên tắc hiện nay là không bắt người dân nộp lại. Thông tin nhân thân, thông tin cư trú là ví dụ quen thuộc nhất: thẻ căn cước gắn chip và số định danh cá nhân đủ để cán bộ tra.
Kết quả của các thủ tục đã làm trước đây cũng đang dần được tái sử dụng, nhất là những giấy tờ đã được số hoá khi tiếp nhận hoặc khi trả kết quả. Nhưng không phải thủ tục nào, nơi nào cũng đã kết nối được mọi nguồn dữ liệu. Có nơi tra được ngay, có nơi chưa.
Vì vậy cách làm thực tế là: vẫn mang bản chính trong xấp dự phòng, ra quầy hỏi cán bộ giấy này có tra được không. Tra được thì bạn không nộp gì. Không tra được thì đưa bản sao kèm bản chính để đối chiếu, xong cất bản chính lại. Không phải chứng thực trước, cũng không phải về nhà lấy.
Bản sao chứng thực có "hết hạn" không
Đây là câu hỏi rất hay gặp. Theo nguyên tắc chung của pháp luật về chứng thực, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, và quy định về chứng thực không đặt ra một thời hạn chung kiểu "chỉ dùng được trong sáu tháng". Giá trị của bản sao gắn với giá trị của chính giấy tờ gốc.
Điều có thể khiến một bản sao không dùng được là giấy tờ gốc đã thay đổi: giấy chứng nhận đã được cấp đổi, thông tin đã đăng ký biến động, giấy phép đã hết hạn hoặc bị thu hồi. Khi đó bản sao cũ phản ánh một tình trạng không còn đúng, và cơ quan có lý do để từ chối.
Một số thủ tục lại yêu cầu riêng giấy tờ gốc phải được cấp trong một khoảng thời gian gần, ví dụ giấy xác nhận tình trạng nào đó. Đó là yêu cầu về giấy tờ gốc, không phải về bản sao. Nếu tại quầy bạn được yêu cầu chứng thực lại bản sao chỉ vì bản sao "đã lâu", hãy hỏi lại căn cứ trong thành phần hồ sơ của thủ tục, hoặc đơn giản đưa bản chính để cán bộ đối chiếu.
Chuẩn bị bộ bản sao cho một lần nộp
Muốn đối chiếu nhanh và không thất lạc bản gốc, hãy chuẩn bị theo trình tự:
- Đọc danh mục, đánh dấu dòng nào ghi bản chính, dòng nào chấp nhận bản sao.
- Với mỗi giấy chấp nhận bản sao, photo đủ các trang có thông tin, rõ nét, đúng khổ, không thu nhỏ.
- Xếp bản photo theo thứ tự danh mục vào xấp hồ sơ nộp.
- Xếp bản chính tương ứng theo đúng thứ tự đó vào một bìa riêng, đếm số tờ và ghi con số lên mặt ngoài bìa bằng bút chì.
- Tại quầy, đưa từng cặp bản sao và bản chính khi cán bộ hỏi tới, không đưa cả chồng bản chính một lúc.
- Nhận lại bản chính, đếm lại cho đủ số tờ đã ghi trước khi rời quầy.
Nếu bạn đi nộp thay người khác, trình tự giống hệt, chỉ thêm việc cất bản chính của người nhờ thật cẩn thận và trả lại họ ngay sau khi xong. Bản chính của người khác bị mất trong tay bạn là chuyện rất khó xử.
Câu hỏi thường gặp
Cán bộ yêu cầu bản sao chứng thực dù bạn có mang bản chính thì sao?
Bạn có thể hỏi lịch sự liệu có thể đối chiếu bản sao với bản chính ngay tại quầy không, vì khi nộp trực tiếp nguyên tắc chung cho phép điều đó. Nếu thủ tục có quy định riêng bắt buộc bản sao chứng thực, đề nghị cán bộ chỉ rõ chỗ ghi trong danh mục.
Nộp qua bưu chính thì có dùng cách bản sao kèm bản chính được không?
Thường là không, vì không có ai đối chiếu trước mặt bạn và bạn không nên gửi bản chính đi xa khi thủ tục không đòi. Khi nộp qua bưu chính, giấy tờ kèm theo thường phải là bản sao có chứng thực hoặc theo hướng dẫn riêng của thủ tục.
Bản photo màu có được coi là bản sao không?
Bản photo màu hay đen trắng đều chỉ là bản chụp. Nó trở thành bản sao hợp lệ khi được chứng thực, hoặc khi được cán bộ đối chiếu với bản chính lúc nộp trực tiếp. Điều quan trọng là rõ nét và đủ trang.
Đã nộp bản chính rồi thì có lấy lại được không?
Nếu giấy đó thuộc loại thủ tục phải giữ, thu hồi hoặc chỉnh lý thì thường không trả lại như cũ. Nếu bạn nộp nhầm bản chính trong khi thủ tục chỉ cần bản sao, hãy báo ngay với cán bộ tiếp nhận để đổi lại bằng bản sao càng sớm càng tốt.
Giấy tờ cấp ở nước ngoài có đối chiếu tại quầy được không?
Giấy tờ do nước ngoài cấp thường phải qua bước hợp pháp hoá lãnh sự hoặc miễn hợp pháp hoá theo điều ước, kèm bản dịch theo quy định, trước khi dùng cho thủ tục trong nước. Phần này có trình tự riêng, nên hỏi kỹ yêu cầu của thủ tục trước khi đi nộp.