Khi làm một thủ tục hành chính, số tiền bạn bỏ ra thường gồm ba loại khác nhau: lệ phí nộp cho nhà nước vì được cơ quan giải quyết một việc quản lý, phí bù chi phí cho một dịch vụ công cụ thể, và cước bưu chính hay các khoản dịch vụ do doanh nghiệp thu khi bạn chọn gửi – nhận qua đường bưu điện. Ba khoản này khác nhau về người thu, nơi tiền đi về, chứng từ bạn nhận và khả năng được hoàn lại.
Người đi nộp lần đầu thường gộp hết thành “tiền làm giấy”. Gộp như vậy thì khó kiểm: không biết khoản nào là bắt buộc, khoản nào do mình tự chọn, khoản nào có thể đòi lại khi hồ sơ không thành. Bài này tách từng khoản theo đường đi của một bộ hồ sơ, kèm cách nhận diện trên chứng từ. Mức tiền cụ thể của từng thủ tục không nêu ở đây, vì mức đó gắn với từng thủ tục và thay đổi theo văn bản; bạn xem ngay tại trang thủ tục trên Cổng Dịch vụ công hoặc hỏi bộ phận một cửa nơi nộp.
Ba khoản tiền thường gặp quanh một bộ hồ sơ
Hãy hình dung một ví dụ giả định: chị Lan ở Thái Nguyên cần làm một thủ tục cấp giấy tờ cho gia đình. Chị nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của phường, chọn nhận kết quả tại nhà. Trên đường đi của bộ hồ sơ ấy có thể xuất hiện ba khoản: khoản lệ phí ghi trong thủ tục, nếu thủ tục đó có thu; khoản phí, nếu thủ tục kèm một dịch vụ như thẩm định, khai thác dữ liệu, cấp bản sao; và cước gửi kết quả về nhà mà chị trả cho doanh nghiệp bưu chính.
Ba khoản này không phải lúc nào cũng xuất hiện cùng nhau. Có thủ tục không thu đồng nào, chẳng hạn một số việc đăng ký hộ tịch thuộc diện miễn lệ phí theo Luật Hộ tịch. Có thủ tục chỉ có lệ phí. Có thủ tục chỉ có phí. Cước bưu chính chỉ phát sinh khi bạn chọn gửi hoặc nhận qua bưu điện; nếu bạn tự đến nộp và tự đến nhận thì khoản này không có.
Điều đáng nhớ: khoản nào là bắt buộc thì phải được ghi trong nội dung thủ tục đã công khai. Khoản nào bạn được quyền chọn thì người thu phải nói rõ là tuỳ chọn trước khi thu. Nếu một khoản tiền không nằm ở đâu cả mà vẫn bị đòi, đó là dấu hiệu bạn cần hỏi lại trước khi trả.
Lệ phí: tiền cho việc nhà nước giải quyết một công việc quản lý
Theo Luật Phí và lệ phí năm 2015, lệ phí là khoản tiền được ấn định để tổ chức, cá nhân nộp khi được cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công phục vụ công việc quản lý nhà nước. Nói gọn bằng lời thường: bạn nộp lệ phí vì nhà nước làm một việc thuộc chức năng quản lý cho bạn, như ghi nhận, cấp, đăng ký, chứng nhận một điều gì đó.
Đặc điểm dễ nhận ra của lệ phí là mức được định sẵn, không phụ thuộc chi phí thực tế cơ quan bỏ ra cho riêng hồ sơ của bạn. Hồ sơ của bạn dày hay mỏng, cán bộ xử lý nhanh hay chậm thì lệ phí vẫn theo mức đã quy định cho thủ tục đó. Tiền lệ phí nộp vào ngân sách nhà nước, cơ quan thu không được giữ lại để chi tiêu như tiền của mình.
Lệ phí có thể do trung ương quy định thống nhất cả nước, hoặc do hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định trong khung được giao. Vì vậy cùng một loại việc, mức lệ phí ở hai tỉnh có thể không giống nhau. Đây là lý do bạn không nên lấy mức người quen ở tỉnh khác đã nộp để đối chiếu, mà xem mức gắn với nơi mình nộp.
Lệ phí thường được thu cùng lúc với việc nộp hồ sơ hoặc trước khi nhận kết quả, tuỳ thủ tục. Chứng từ bạn nhận là biên lai thu lệ phí, hiện nay phần lớn là biên lai điện tử.
Phí: khoản bù chi phí cho một dịch vụ công cụ thể
Phí, theo cùng luật ấy, là khoản tiền nhằm cơ bản bù đắp chi phí và mang tính phục vụ khi một cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập hay tổ chức được giao cung cấp dịch vụ công. Phí gắn với một dịch vụ có tốn công, tốn vật tư: thẩm định một hồ sơ, khai thác và cung cấp thông tin từ cơ sở dữ liệu, kiểm định, trông giữ, sử dụng hạ tầng.
Khác với lệ phí, tiền phí có thể được để lại một phần cho đơn vị thu để bù chi phí tổ chức thu và cung cấp dịch vụ, phần còn lại nộp ngân sách. Người nộp không cần quan tâm tỷ lệ chia ấy, nhưng nên biết vì sao một số khoản phí do đơn vị sự nghiệp, chứ không phải chính cơ quan giải quyết thủ tục, đứng ra thu.
Trong đời sống, chữ “phí” bị dùng rất rộng. Ngân hàng thu phí chuyển khoản, cổng thanh toán có thể có phí giao dịch, cửa hàng photo thu tiền photo. Những khoản đó không phải phí theo Luật Phí và lệ phí; chúng là giá dịch vụ của doanh nghiệp. Khi đọc thủ tục, bạn chỉ coi là phí nhà nước những khoản có tên cụ thể ghi trong mục phí, lệ phí của thủ tục đó.
Mẹo đọc nhanh: nếu tên khoản tiền bắt đầu bằng “lệ phí cấp…”, “lệ phí đăng ký…” thì gần như chắc là lệ phí. Nếu là “phí thẩm định…”, “phí khai thác…”, “phí cung cấp thông tin…” thì đó là phí. Cách gọi này khớp với cách văn bản đặt tên, nên đủ dùng cho người đi nộp.
So sánh nhanh ba khoản tiền
Bảng dưới gom các điểm khác nhau mà người nộp cần nắm. Cột cuối là câu hỏi bạn nên đặt ra khi gặp khoản đó trên một bộ hồ sơ cụ thể.
| Khoản | Ai thu | Tiền đi về đâu | Chứng từ nhận | Câu nên hỏi |
|---|---|---|---|---|
| Lệ phí | Cơ quan giải quyết thủ tục hoặc nơi được uỷ quyền thu | Ngân sách nhà nước | Biên lai thu lệ phí | Mức áp dụng cho thủ tục này ở tỉnh này là bao nhiêu, thu lúc nộp hay lúc nhận? |
| Phí | Cơ quan hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ công | Một phần để lại đơn vị thu, phần còn lại nộp ngân sách | Biên lai thu phí | Phí này gắn với bước nào, không dùng bước đó có phải nộp không? |
| Cước bưu chính | Doanh nghiệp bưu chính | Doanh thu của doanh nghiệp | Hoá đơn hoặc phiếu gửi của bưu điện | Mình có chọn dịch vụ này không, cước tính theo chiều gửi hay cả hai chiều? |
| Tiền dịch vụ khác | Cửa hàng, tổ chức tư nhân | Doanh thu của bên cung cấp | Hoá đơn của bên đó | Đây có phải việc bắt buộc của thủ tục không, có tự làm được không? |
Một bộ hồ sơ có thể có đủ bốn dòng, hoặc chỉ một dòng. Điều quan trọng là bạn biết mỗi đồng tiền thuộc dòng nào trước khi trả. Biết rõ thì về sau, nếu hồ sơ bị từ chối hay phải nộp lại, bạn hỏi đúng nơi để xử lý từng khoản.
Cước bưu chính và các khoản đi kèm không phải tiền của nhà nước
Cước gửi hồ sơ đi. Khi bạn nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích thay vì tự mang đến, nhân viên bưu điện nhận hồ sơ và thu cước theo bảng giá của doanh nghiệp. Lệ phí của thủ tục, nếu có, có thể được thu hộ cùng lúc, nhưng trên chứng từ phải tách hai khoản.
Cước trả kết quả về nhà. Khi chọn nhận kết quả tại địa chỉ, bạn trả thêm cước chiều về. Có nơi thu khi nộp, có nơi thu khi giao. Hỏi rõ để không trả hai lần cho cùng một chiều.
Tiền chứng thực, photo, ảnh. Nếu thủ tục yêu cầu bản sao có chứng thực, việc chứng thực là một thủ tục riêng có lệ phí riêng. Photo, in ảnh là tiền dịch vụ của cửa hàng. Nhiều thủ tục hiện không còn bắt bản sao chứng thực khi bạn mang bản chính để đối chiếu, hoặc khi dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, nên kiểm trước để khỏi tốn.
Phí giao dịch khi thanh toán trực tuyến. Khi trả lệ phí qua cổng thanh toán hay ứng dụng ngân hàng, có thể phát sinh phí giao dịch theo biểu phí của ngân hàng hoặc ví. Khoản này không phải lệ phí của thủ tục; nó phụ thuộc phương thức bạn chọn.
Tiền thuê người làm hộ. Nếu bạn thuê một tổ chức hay cá nhân làm thủ tục giúp, tiền trả cho họ là giá dịch vụ theo thoả thuận, hoàn toàn tách khỏi lệ phí. Người làm hộ phải đưa lại cho bạn biên lai lệ phí đứng đúng thông tin hồ sơ; một con số gộp không chứng từ là điều nên tránh.
Những khoản dễ bị gọi nhầm tên
“Phí hồ sơ” không có trong thủ tục. Có nơi, có người gọi chung là “phí hồ sơ” cho một khoản không xuất hiện trong danh mục phí, lệ phí của thủ tục. Bạn có quyền hỏi khoản đó tên chính xác là gì, căn cứ ở đâu và chứng từ là gì. Một khoản thu hợp pháp luôn trả lời được ba câu ấy.
“Tiền mua mẫu đơn”. Mẫu tờ khai của thủ tục hành chính được công khai và tải được miễn phí trên cổng dịch vụ công; tại bộ phận một cửa, mẫu thường được để sẵn hoặc cán bộ hướng dẫn điền. Nếu bạn mua mẫu ở cửa hàng photo bên ngoài thì đó là tiền photo, không phải khoản nhà nước thu.
Lệ phí trước bạ, thuế. Một số việc như đăng ký xe hay sang tên nhà đất đi kèm nghĩa vụ thuế và lệ phí trước bạ. Đây là nghĩa vụ tài chính có cách tính riêng, thường theo giá trị tài sản, và được xác định qua cơ quan thuế. Nó không giống lệ phí cố định của một thủ tục cấp giấy; bạn nên tìm hiểu riêng phần thuế trước khi dự trù.
Tiền “phí nhanh”. Thủ tục hành chính không có hạng “nhanh” hay “thường” để trả thêm tiền, trừ khi văn bản quy định riêng một dịch vụ có mức phí khác, ví dụ cấp trong thời hạn rút ngắn ở một số lĩnh vực. Nếu có, nó phải nằm trong thủ tục đã công khai. Ngoài trường hợp đó, mọi khoản “cho nhanh” đều nằm ngoài quy định và bạn không nên trả.
Trước khi trả tiền, kiểm theo năm bước
Năm bước dưới đây mất vài phút nhưng giúp bạn biết rõ mình trả cho cái gì và giữ được chứng từ cho từng khoản.
- Mở trang thủ tục trên Cổng Dịch vụ công hoặc cổng dịch vụ công của tỉnh, tìm đúng tên thủ tục và đúng cơ quan nơi bạn nộp, đọc mục phí, lệ phí.
- Ghi lại tên từng khoản và mức tiền đang hiển thị, kèm ghi chú nếu có điều kiện như nộp trực tuyến được giảm, đối tượng nào được miễn.
- Khi nộp, hỏi cán bộ tiếp nhận: khoản nào thu ngay, khoản nào thu lúc nhận kết quả, và chứng từ của từng khoản là gì.
- Nếu chọn bưu chính, hỏi riêng nhân viên bưu điện về cước chiều đi, chiều về và cách lấy hoá đơn cước.
- Sau khi trả, đối chiếu biên lai với số tiền và tên thủ tục; giữ lại cùng giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
Nếu ở bước ba bạn nghe nhắc tới một khoản không có trong thủ tục, đừng tranh cãi tại quầy. Hỏi tên khoản, căn cứ và chứng từ; câu trả lời của người thu sẽ cho bạn biết bước tiếp theo nên làm gì.
Câu hỏi thường gặp
Phí và lệ phí khác nhau ở điểm nào dễ nhớ nhất?
Lệ phí là tiền nộp vì cơ quan nhà nước giải quyết một việc quản lý cho bạn, mức định sẵn và nộp hết vào ngân sách. Phí là tiền bù chi phí cho một dịch vụ công cụ thể như thẩm định, khai thác thông tin, có thể được để lại một phần cho đơn vị thu.
Thủ tục nào cũng phải nộp lệ phí phải không?
Không. Nhiều thủ tục không thu lệ phí, và có những trường hợp được miễn theo luật chuyên ngành, chẳng hạn một số việc đăng ký hộ tịch. Muốn biết chắc, bạn đọc mục phí, lệ phí ngay tại trang thủ tục trên cổng dịch vụ công hoặc hỏi bộ phận một cửa.
Cước bưu điện khi nhận kết quả tại nhà có phải lệ phí không?
Không. Đó là cước dịch vụ của doanh nghiệp bưu chính, phát sinh vì bạn chọn nhận qua bưu điện. Khoản này có hoá đơn hoặc phiếu riêng, tách khỏi biên lai lệ phí. Nếu tự đến nhận kết quả thì không phát sinh cước chiều về.
Vì sao mức lệ phí cùng một việc ở hai tỉnh lại khác nhau?
Một số lệ phí do hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định trong khung được giao, nên mỗi tỉnh có thể đặt mức khác nhau. Vì vậy bạn nên xem mức gắn với đúng nơi mình nộp, không dựa vào số tiền người quen ở tỉnh khác đã trả.
Phí giao dịch ngân hàng khi nộp trực tuyến có được tính vào lệ phí không?
Không. Phí giao dịch, nếu có, là theo biểu phí của ngân hàng hoặc ví điện tử bạn dùng, không phải khoản thu của cơ quan giải quyết thủ tục. Biên lai lệ phí chỉ ghi số tiền lệ phí của thủ tục.
Bị đòi một khoản gọi là phí hồ sơ không thấy trong thủ tục thì nên làm gì?
Hỏi bình tĩnh ba điều: tên chính xác của khoản đó, căn cứ thu và chứng từ sẽ nhận. Khoản thu hợp pháp trả lời được cả ba. Nếu không có câu trả lời rõ, bạn không nên trả và có thể phản ánh qua kênh phản ánh, kiến nghị của cơ quan hoặc cổng dịch vụ công.