Khi cha mẹ đang điều trị nội trú mà có việc phải ký giấy tờ, đường hợp lệ là để chính họ ký hoặc điểm chỉ trước người có thẩm quyền: pháp luật về công chứng, chứng thực cho phép thực hiện ngoài trụ sở với người già yếu, không đi lại được hoặc đang điều trị, nên gia đình có thể mời công chứng viên hay người thực hiện chứng thực đến tận giường bệnh. Điều gia đình không được làm là ký thay, hay mang giấy tờ "đã ký sẵn" đi nhờ chứng thực.
Tình huống này thường đến vào lúc gia đình rối nhất: cha mẹ nhập viện bất ngờ, đúng lúc có một việc đang dở như nhận tiền, ký hợp đồng mua bán, hay cần giấy uỷ quyền để con làm thủ tục thay. Bài này đi qua các bước: xác định việc gì thật sự gấp, chọn đúng loại giấy, mời người có thẩm quyền đến, chuẩn bị cho buổi ký ở viện, và khi nào phải dừng lại hỏi người có chuyên môn.
Xác định việc gì thật sự phải ký trong lúc nằm viện
Câu hỏi đầu tiên không phải là "mời ai đến" mà là "việc này có chờ được không". Nhiều việc gia đình tưởng gấp hoá ra lùi được vài tuần: một thủ tục hành chính chưa có hạn chót, một hợp đồng bên kia sẵn lòng chờ. Để người bệnh ký giấy tờ trong lúc đau, mệt, dùng thuốc, là đặt họ vào thế khó, và cũng khiến giấy tờ dễ bị nghi ngờ về sau.
Những việc thường thật sự gấp: uỷ quyền để người nhà nhận tiền, rút tiền phục vụ chính việc điều trị; uỷ quyền để con làm một thủ tục đang có hạn, như hồ sơ đất đai đang chờ bổ sung; ký một giao dịch đã thoả thuận từ trước và có thời hạn ràng buộc. Với từng việc, gia đình nên hỏi bên nhận giấy tờ, như ngân hàng, cơ quan đang giải quyết hồ sơ, bên kia của hợp đồng, xem họ đòi đúng loại giấy nào: giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký, hợp đồng uỷ quyền có công chứng, hay chỉ cần văn bản đơn giản.
Hỏi trước giúp tránh một tình huống đáng tiếc: gia đình mời công chứng viên đến viện, làm xong một văn bản, rồi bên nhận lại bảo không đúng loại, phải làm lại khi người bệnh đã yếu hơn.
Ba đường ký giấy tờ khi người bệnh không ra khỏi viện được
Mỗi đường hợp với một loại việc. Bảng dưới không thay cho quy định cụ thể, chỉ giúp bạn biết nên hỏi ai trước.
| Đường đi | Dùng cho việc gì | Gia đình cần làm |
|---|---|---|
| Chứng thực chữ ký ngoài trụ sở | Giấy uỷ quyền đơn giản, giấy tờ cần xác nhận đúng chữ ký của người bệnh | Liên hệ nơi có thẩm quyền chứng thực (bộ phận một cửa xã, phường hoặc văn phòng công chứng) hỏi việc thực hiện ngoài trụ sở |
| Công chứng ngoài trụ sở | Hợp đồng uỷ quyền, hợp đồng, di chúc và các giao dịch pháp luật đòi công chứng | Liên hệ văn phòng công chứng, trình bày tình trạng người bệnh, hẹn công chứng viên đến viện |
| Chờ người bệnh ra viện | Việc lùi được mà không thiệt hại | Ghi lại hạn chót, báo bên liên quan, chuẩn bị sẵn giấy tờ để ký ngay khi ra viện |
Pháp luật về công chứng, chứng thực có liệt kê các trường hợp được thực hiện ngoài trụ sở, trong đó có người già yếu, không thể đi lại, người đang điều trị. Điều kiện cụ thể và chi phí đi lại do nơi thực hiện hướng dẫn; bạn hỏi rõ trước khi hẹn.
Mời công chứng viên hoặc người chứng thực đến viện: trình tự
Đây là trình tự mà gia đình có thể chủ động làm, theo thứ tự để không bị vướng giữa chừng.
- Gọi hoặc đến văn phòng công chứng, hoặc nơi chứng thực, trình bày: người cần ký đang điều trị ở đâu, tình trạng thế nào, cần làm loại văn bản gì.
- Gửi trước thông tin và bản chụp giấy tờ liên quan để họ xem có làm được không: giấy tờ tuỳ thân của người bệnh và của người được uỷ quyền, giấy tờ về tài sản hoặc thủ tục cần uỷ quyền.
- Hỏi khoa điều trị về giờ thích hợp: tránh giờ thay băng, giờ truyền, giờ bác sĩ thăm khám. Một số bệnh viện có quy định về người ngoài vào khu điều trị, nên báo trước để khoa biết.
- Hẹn ngày giờ và hỏi rõ chi phí đi lại, phí công chứng hoặc lệ phí chứng thực, cách thanh toán, có biên lai không.
- Vào buổi hẹn, để công chứng viên trao đổi trực tiếp với người bệnh. Gia đình đứng ngoài một chút nếu được yêu cầu, không nhắc bài, không trả lời thay.
- Nhận văn bản đã công chứng hoặc chứng thực, kiểm tên, số định danh, phạm vi uỷ quyền trước khi người thực hiện ra về.
Bước năm là bước nhiều gia đình thấy khó chịu nhưng lại là bước bảo vệ chính gia đình. Công chứng viên cần thấy người bệnh tự hiểu và tự muốn ký; nếu gia đình nói thay, văn bản có thể không được thực hiện, hoặc dễ bị tranh cãi về sau.
Người bệnh còn minh mẫn không: câu hỏi công chứng viên sẽ đặt ra
Một giao dịch dân sự chỉ có giá trị khi người tham gia có năng lực hành vi dân sự và hoàn toàn tự nguyện. Với người đang nằm viện, nhất là người già, người vừa mổ, người dùng thuốc an thần, câu hỏi "họ có hiểu mình đang ký gì không" là câu hỏi thật, không phải thủ tục cho có.
Công chứng viên thường trò chuyện với người bệnh để đánh giá: hỏi họ tên, ngày sinh, việc họ đang muốn làm, người họ muốn uỷ quyền. Nếu thấy có dấu hiệu không minh mẫn, công chứng viên có thể từ chối, hoặc đề nghị có ý kiến của bác sĩ về tình trạng nhận thức. Gia đình nên chuẩn bị tinh thần cho khả năng này, thay vì coi đó là gây khó dễ.
Nếu người bệnh đã không còn khả năng nhận thức hoặc làm chủ hành vi, thì không có văn bản uỷ quyền nào hợp lệ được nữa. Lúc đó con đường là các thủ tục về người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, giám hộ, đều phải qua toà án hoặc quy trình riêng. Đây là tình huống nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề pháp lý trước khi làm bất cứ điều gì, vì sai bước có thể khiến cả gia đình vướng tranh chấp kéo dài.
Ký không được, nói không rõ: các cách hợp lệ
Điểm chỉ thay chữ ký. Người bệnh không cầm bút được vẫn có thể điểm chỉ. Công chứng viên hoặc người chứng thực sẽ hướng dẫn điểm chỉ ngón nào, ghi chú gì vào văn bản theo quy định.
Có người làm chứng. Với người không đọc được, không nghe được, không ký và không điểm chỉ được, pháp luật về công chứng có quy định phải có người làm chứng. Người làm chứng phải đáp ứng điều kiện nhất định, thường không được là người có quyền lợi liên quan đến việc đang làm. Bạn hỏi trước để mời đúng người.
Đọc to văn bản. Với người mắt kém, công chứng viên có thể đọc văn bản cho người bệnh nghe. Gia đình không nên tự đọc rồi bảo người bệnh gật đầu.
Ghi lại bằng hình ảnh khi được phép. Một số nơi đề nghị ghi hình buổi ký để làm bằng chứng về sự tự nguyện. Nếu bạn muốn tự ghi, hỏi ý người bệnh và người thực hiện trước, tôn trọng quy định của bệnh viện về quay phim.
Không ai ký thay chữ ký của người bệnh. Kể cả con ruột, kể cả khi người bệnh gật đầu đồng ý. Chữ ký thay là chữ ký giả, làm mất giá trị văn bản và có thể dẫn tới trách nhiệm pháp lý cho người ký.
Sau buổi ký: giữ giấy tờ và báo cho những người liên quan
Văn bản vừa ký xong nên được chụp lại ngay, gửi bản chụp cho những người cần biết trong gia đình. Nhiều tranh cãi giữa anh chị em sau này bắt nguồn từ việc chỉ một người biết cha mẹ đã uỷ quyền gì cho ai. Minh bạch từ đầu là cách giữ hoà khí đơn giản nhất.
Người được uỷ quyền nên dùng văn bản đúng phạm vi và thời hạn ghi trong đó. Uỷ quyền rút tiền để lo viện phí thì dùng cho việc đó, có ghi chép thu chi; uỷ quyền làm một thủ tục đất đai thì không tự mở rộng sang việc khác. Giữ biên lai, sao kê để khi cha mẹ khoẻ lại hoặc anh chị em hỏi, bạn có thể đưa ra ngay.
Khi cha mẹ ra viện và tự làm được, nên cân nhắc chấm dứt văn bản uỷ quyền không còn cần thiết. Một tờ uỷ quyền rộng, không thời hạn, nằm trong tay ai đó lâu năm luôn là một rủi ro, kể cả khi người đó là người thân đáng tin.
Túi giấy tờ mang vào viện cho buổi ký
Buổi ký tại giường bệnh thường chỉ có một lần cơ hội trong ngày, khi người bệnh đủ tỉnh. Thiếu một giấy là phải hẹn lại, có khi vài hôm sau người bệnh đã yếu hơn. Trước buổi hẹn, gom đủ những thứ dưới đây và hỏi lại nơi thực hiện xem còn cần gì.
- Giấy tờ tuỳ thân bản chính của người bệnh: thẻ căn cước hoặc giấy tờ khác có giá trị. Nếu thẻ đang hết hạn hoặc bị mất, báo trước cho người thực hiện để họ cho biết cách xử lý.
- Giấy tờ tuỳ thân của người được uỷ quyền, nếu văn bản là uỷ quyền.
- Giấy tờ liên quan đến việc cần làm: giấy chứng nhận tài sản, sổ tiết kiệm, giấy tờ của hồ sơ hành chính đang dở. Bản chính hay bản sao tuỳ yêu cầu của nơi thực hiện.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ nếu việc đó cần, ví dụ giấy khai sinh của người con, giấy chứng nhận kết hôn.
- Giấy xác nhận đang điều trị hoặc giấy tờ y tế liên quan, phòng khi người thực hiện cần căn cứ để làm ngoài trụ sở hoặc để đánh giá tình trạng người bệnh.
- Bản nháp nội dung uỷ quyền đã bàn với người bệnh từ trước: ai được làm, làm việc gì, đến khi nào. Công chứng viên sẽ soạn hoặc rà lại theo đúng quy định, nhưng có sẵn ý rõ ràng giúp buổi ký ngắn hơn.
Đừng mang theo bản đã soạn sẵn có chữ ký của người bệnh. Chữ ký phải được thực hiện trước mặt người công chứng hoặc chứng thực, nên một bản ký trước chỉ làm cuộc gặp thêm rắc rối.
Câu hỏi thường gặp
Bệnh viện có cho công chứng viên vào khu điều trị không?
Thông thường được, nhưng mỗi bệnh viện có quy định riêng về người ra vào khu điều trị, giờ thăm và quay phim. Bạn báo trước với khoa điều trị và hẹn giờ phù hợp để không ảnh hưởng đến việc chữa bệnh của người bệnh và giường bên cạnh.
Giấy uỷ quyền viết tay được người bệnh ký có dùng được không?
Tuỳ việc. Có nơi chấp nhận giấy uỷ quyền không chứng thực cho việc đơn giản giữa người thân, có nơi đòi chứng thực chữ ký hoặc hợp đồng uỷ quyền có công chứng. Bạn hỏi bên sẽ nhận giấy tờ trước khi chọn hình thức, để không phải làm lại.
Người bệnh đang dùng thuốc an thần có ký được không?
Điều quan trọng là tại thời điểm ký, họ có hiểu và làm chủ được hành vi hay không. Công chứng viên sẽ đánh giá qua trao đổi trực tiếp và có thể đề nghị ý kiến của bác sĩ. Gia đình nên chọn lúc người bệnh tỉnh táo nhất, hỏi bác sĩ điều trị trước.
Chi phí mời công chứng viên đến viện gồm những gì?
Thường gồm phí công chứng hoặc lệ phí chứng thực theo quy định và chi phí thực hiện ngoài trụ sở theo thoả thuận với nơi thực hiện. Bạn hỏi rõ từng khoản và yêu cầu chứng từ trước khi hẹn, tránh phát sinh tranh cãi tại giường bệnh.
Anh chị em không đồng ý việc cha mẹ uỷ quyền cho một người thì sao?
Quyền uỷ quyền thuộc về chính cha mẹ khi họ còn minh mẫn. Tuy vậy, nếu gia đình đang có bất đồng về tài sản, nên bàn bạc trước và cân nhắc hỏi người có chuyên môn pháp lý, vì một văn bản ký vội trong viện dễ trở thành tâm điểm tranh chấp.
Cha mẹ không còn tỉnh táo thì con có làm thủ tục thay được không?
Khi người bệnh không còn khả năng nhận thức, họ không thể uỷ quyền nữa. Muốn có người đại diện hợp pháp, gia đình phải đi theo các thủ tục về giám hộ hoặc người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quy định, thường liên quan đến toà án. Nên hỏi luật sư trước khi bắt đầu.