Theo Luật Cư trú 2020, người đến sinh sống tại chỗ ở ngoài xã, phường nơi đã đăng ký thường trú từ 30 ngày trở lên phải đăng ký tạm trú, và người phải đăng ký là chính người thuê; chủ trọ có phần việc riêng là đồng ý cho đăng ký tại chỗ ở của mình và cung cấp giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp. Chủ trọ có thể giúp gom giấy, hướng dẫn, thậm chí mang hồ sơ đi nộp nếu nơi tiếp nhận chấp nhận, nhưng lời khai trong tờ khai vẫn là của người thuê.
Ở các khu công nghiệp, nhiều chủ trọ quen cách gom căn cước của cả dãy phòng rồi đi đăng ký một lượt cho nhanh. Cách đó giúp người thuê đỡ phải nghỉ làm, nhưng cũng dễ sinh sai lệch và rủi ro giữ giấy tờ người khác. Bài này tách rõ phần của từng bên, để chủ nhà giúp được mà không làm thay những gì không được làm thay.
Tạm trú và lưu trú: hai việc khác nhau, hai người chịu trách nhiệm khác nhau
Nhiều chủ trọ nhầm hai việc này. Phân biệt đúng giúp biết ai phải làm gì.
| Đăng ký tạm trú | Thông báo lưu trú | |
|---|---|---|
| Khi nào phát sinh | Người thuê ở từ 30 ngày trở lên tại chỗ ở ngoài xã, phường nơi thường trú | Người đến ở ngắn ngày, không thuộc diện đăng ký tạm trú |
| Ai có nghĩa vụ làm | Người thuê tự đăng ký; chủ nhà đồng ý và cung cấp giấy tờ chỗ ở | Người đến ở hoặc chủ hộ, chủ cơ sở cho thuê nơi người đó đến ở thông báo với công an |
| Kết quả | Thông tin tạm trú được cập nhật vào cơ sở dữ liệu cư trú, có thời hạn và có thể gia hạn | Thông tin lưu trú được ghi nhận, không phải đăng ký tạm trú |
| Thường làm qua đâu | Công an xã, phường nơi có nhà trọ; trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công hoặc ứng dụng định danh | Trực tiếp, qua điện thoại, phương tiện điện tử hoặc ứng dụng theo hướng dẫn của công an nơi đó |
Phòng cho thuê theo tháng, người ở lâu dài thuộc cột tạm trú. Phòng cho thuê theo ngày, khách ở vài hôm thuộc cột lưu trú. Nếu bạn vừa cho thuê tháng vừa cho thuê ngày, hai việc này cần làm song song cho hai nhóm khách.
Phần việc của chủ trọ
Đồng ý cho đăng ký tạm trú tại chỗ ở của mình. Hồ sơ tạm trú cần ý kiến đồng ý của chủ hộ hoặc chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp, trừ khi đã có văn bản đồng ý riêng. Khi người thuê nộp trực tuyến, nhiều nơi cho phép chủ nhà xác nhận đồng ý qua tài khoản định danh của chính mình. Chủ trọ nên để ý thông báo trên điện thoại để không làm hồ sơ của người thuê bị treo.
Cung cấp giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp. Thường là hợp đồng thuê phòng và giấy tờ về quyền sở hữu, sử dụng nhà. Chủ trọ có thể chuẩn bị sẵn một bộ bản sao giấy tờ nhà để người thuê nộp, thay vì mỗi người đến xin một lần.
Ghi hợp đồng thuê rõ ràng. Hợp đồng ghi đúng họ tên, số định danh của người thuê, địa chỉ phòng theo địa danh hiện hành, thời hạn thuê. Hợp đồng mơ hồ là lý do hay gặp khiến hồ sơ tạm trú bị yêu cầu bổ sung.
Nhắc người thuê đăng ký và gia hạn. Chủ trọ không đăng ký thay được lời khai, nhưng có thể nhắc người mới đến và người sắp hết hạn tạm trú. Một tờ giấy nhắc dán trong khu trọ, không ghi thông tin cá nhân của ai, giúp ích nhiều hơn tưởng tượng.
Báo khi người thuê chuyển đi. Khi người thuê trả phòng, việc xoá đăng ký tạm trú tại chỗ ở cũ có quy định riêng. Chủ trọ hỏi công an xã, phường về phần việc của mình để dữ liệu không còn treo tên người đã đi.
Phần việc người thuê phải tự làm
Tờ khai thay đổi thông tin cư trú là lời khai của người thuê về chính họ: họ là ai, thường trú ở đâu, đến ở chỗ mới từ khi nào, với ai. Người thuê phải tự khai hoặc ít nhất tự đọc lại và ký. Nếu nộp trực tuyến, người thuê đăng nhập tài khoản định danh của chính họ để nộp; chủ trọ không đăng nhập tài khoản của người thuê, kể cả khi người thuê đưa mật khẩu.
Người thuê cũng là người nhận thông báo kết quả và chịu trách nhiệm về tính đúng của thông tin. Nếu khai sai, chủ trọ không phải là người giải trình. Vì vậy, kể cả khi chủ trọ đứng ra gom hồ sơ, người thuê vẫn nên giữ bản chụp tờ khai và theo dõi kết quả trên tài khoản của mình.
Ở nhiều khu trọ công nhân, người thuê ngại tự làm vì không rành điện thoại hoặc không nghỉ được giờ hành chính. Cách giúp đúng là chủ trọ hoặc một người quen việc ngồi cùng người thuê, hướng dẫn họ tự nộp trên điện thoại của họ, vào buổi tối hoặc ngày nghỉ. Mất thêm vài phút mỗi người, nhưng mỗi người tự nắm hồ sơ của mình.
Khi chủ trọ đứng ra nộp hồ sơ giấy cho nhiều phòng
Một số nơi tiếp nhận chấp nhận cho một người mang hồ sơ của nhiều người thuê đến nộp, miễn tờ khai do chính người thuê ký và giấy tờ đủ. Trước khi làm, bạn hỏi công an xã, phường nơi có nhà trọ xem họ chấp nhận cách này đến đâu. Nếu được, làm theo trình tự sau.
- Mỗi người thuê tự điền và ký tờ khai của mình. Chủ trọ kiểm tờ khai đã đủ thông tin, không điền thay phần lời khai.
- Nếu người nộp không phải người có tên, hỏi nơi nhận xem có cần văn bản uỷ quyền của từng người thuê không; nếu cần, mỗi người lập một tờ ghi rõ việc uỷ quyền nộp hồ sơ đăng ký tạm trú.
- Gom hồ sơ thành từng bộ riêng cho từng người, ghi số phòng ở mặt ngoài túi, không trộn giấy của người này vào bộ của người khác.
- Không giữ bản chính căn cước của người thuê. Nếu nơi nhận cần đối chiếu và chưa tra được từ dữ liệu, hẹn người thuê cùng đi hoặc chỉ mượn thẻ trong buổi nộp, trả lại ngay trong ngày.
- Nộp xong, chụp giấy tiếp nhận của từng hồ sơ, gửi riêng cho từng người thuê, không gửi chung một nhóm.
Bước cuối nghe nhỏ nhưng quan trọng: ảnh giấy tiếp nhận có thông tin cá nhân. Gửi vào nhóm chung của cả dãy trọ là để lộ thông tin của từng người cho mọi người khác.
Giữ giấy tờ của người thuê: ranh giới chủ trọ nên tự đặt
Có chủ trọ giữ căn cước của người thuê làm "tin" cho tiền phòng. Thói quen này nên bỏ. Thẻ căn cước là giấy tờ tuỳ thân, người thuê cần nó để đi làm, đi khám bệnh, giao dịch ngân hàng. Giữ thẻ của người khác cũng khiến chủ trọ chịu rủi ro khi thẻ bị mất, bị dùng sai mục đích.
Việc chủ trọ thật sự cần là biết đúng người thuê là ai. Để làm việc đó, chủ trọ có thể xem thẻ khi ký hợp đồng, ghi số định danh vào hợp đồng, rồi trả thẻ ngay. Nếu cần lưu bản chụp, chỉ lưu ở nơi an toàn, không để lẫn trong điện thoại dùng chung, không chia sẻ cho ai ngoài cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.
Với người thuê, nên đề nghị nhẹ nhàng nếu chủ trọ muốn giữ thẻ: thay bằng tiền đặt cọc ghi trong hợp đồng, hoặc bản chụp thẻ có ghi chú mục đích sử dụng. Đa số chủ trọ đồng ý khi được đề nghị lịch sự và có phương án khác.
Gia hạn tạm trú, đổi phòng, đổi nhà trọ: những lúc hay bị quên
Đăng ký tạm trú có thời hạn. Khi hợp đồng thuê kéo dài hơn thời hạn tạm trú đã đăng ký, người thuê phải làm thủ tục gia hạn trước khi hết hạn, theo thời điểm luật quy định. Đây là khâu hay bị quên nhất, vì lần đăng ký đầu thường có chủ trọ nhắc, còn lần gia hạn thì không ai nhớ. Chủ trọ có thể ghi ngày hết hạn tạm trú của từng phòng vào sổ quản lý của mình, cạnh ngày hết hạn hợp đồng, để nhắc cùng một lúc.
Khi người thuê chuyển sang một phòng khác trong cùng dãy trọ, thông tin chỗ ở có thể thay đổi, tuỳ cách địa chỉ từng phòng được ghi trong cơ sở dữ liệu cư trú. Khi người thuê chuyển hẳn sang nhà trọ khác, họ đăng ký tạm trú tại chỗ ở mới, còn việc xử lý thông tin tạm trú ở chỗ cũ theo quy định riêng. Cả hai trường hợp, người thuê nên hỏi công an xã, phường nơi mình đến ở xem phải làm gì, thay vì đợi đến lúc cần giấy xác nhận cư trú mới phát hiện thông tin vẫn treo ở chỗ cũ.
Với chủ trọ, đổi chủ sở hữu nhà, xây lại phòng, hoặc địa chỉ đổi theo đơn vị hành chính mới cũng là lúc nên rà lại thông tin cư trú của người đang thuê. Ví dụ giả định: một dãy trọ được đánh lại số nhà sau khi mở đường mới; nếu không cập nhật, hồ sơ tạm trú mới của người thuê có thể bị trả vì địa chỉ trong hợp đồng không khớp với địa chỉ nơi tiếp nhận tra được.
Tình huống hay gặp ở khu trọ và cách xử lý
Mỗi khu trọ có những ca khó riêng. Các tình huống dưới đây gặp nhiều nhất, kèm hướng đi phù hợp với nguyên tắc ở trên.
- Người thuê không có tài khoản định danh mức đủ để nộp trực tuyến. Hướng dẫn họ nộp hồ sơ giấy tại công an xã, phường, hoặc hỏi nơi tiếp nhận về việc hỗ trợ kích hoạt tài khoản.
- Nhiều người ở chung một phòng. Mỗi người có nghĩa vụ đăng ký tạm trú riêng; nơi tiếp nhận có thể hỏi về diện tích, điều kiện chỗ ở theo quy định tại địa phương.
- Người thuê là trẻ chưa thành niên đi theo cha mẹ. Cha mẹ làm thủ tục cho con theo tư cách người đại diện; chủ trọ chỉ cần biết số người thực tế ở trong phòng.
- Chủ trọ không phải chủ sở hữu nhà mà thuê lại để cho thuê. Ý kiến đồng ý và giấy tờ chứng minh chỗ ở có thể cần cả của chủ sở hữu; hỏi trước công an nơi đó.
- Người thuê đã đi mà vẫn còn tạm trú tại phòng. Hỏi công an xã, phường về cách xử lý thông tin tạm trú của người không còn ở, thay vì tự xoá bằng cách nào khác.
Mức xử phạt khi không đăng ký tạm trú hoặc không thông báo lưu trú có quy định riêng và có thể thay đổi; bạn tra văn bản hiện hành hoặc hỏi công an nơi có nhà trọ thay vì tin con số truyền miệng.
Câu hỏi thường gặp
Chủ trọ có được đăng ký tạm trú thay người thuê không?
Nghĩa vụ đăng ký tạm trú thuộc về người thuê, và tờ khai là lời khai của họ. Chủ trọ có thể giúp chuẩn bị, xác nhận đồng ý và, nếu nơi tiếp nhận chấp nhận, mang hồ sơ đã được người thuê ký đi nộp. Chủ trọ không khai thay, không ký thay, không dùng tài khoản của người thuê.
Ở trọ bao lâu thì phải đăng ký tạm trú?
Theo Luật Cư trú 2020, người đến sinh sống tại chỗ ở ngoài xã, phường nơi đã đăng ký thường trú để lao động, học tập hoặc mục đích khác từ 30 ngày trở lên thì phải đăng ký tạm trú. Thời hạn tạm trú và cách gia hạn do quy định hiện hành hướng dẫn.
Chủ trọ xác nhận đồng ý cho người thuê đăng ký tạm trú bằng cách nào?
Có thể ký ý kiến đồng ý trên tờ khai giấy, lập văn bản đồng ý riêng, hoặc xác nhận qua tài khoản định danh khi người thuê nộp trực tuyến, tuỳ cách nơi tiếp nhận áp dụng. Chủ trọ nên chủ động hỏi công an nơi có nhà trọ để biết cách nhanh nhất.
Chủ trọ có được giữ căn cước của người thuê không?
Không nên. Căn cước là giấy tờ tuỳ thân người thuê cần dùng hằng ngày. Chủ trọ chỉ cần xem để biết đúng người, ghi thông tin vào hợp đồng và trả lại. Muốn đảm bảo tiền phòng, dùng tiền đặt cọc ghi trong hợp đồng.
Người thuê không chịu đăng ký tạm trú thì chủ trọ làm gì?
Chủ trọ nhắc và giải thích nghĩa vụ, ghi điều khoản về đăng ký cư trú trong hợp đồng. Nếu người thuê vẫn không làm, chủ trọ hỏi công an xã, phường về trách nhiệm của mình trong tình huống đó, thay vì tự đăng ký thay.
Cho thuê phòng theo ngày có phải đăng ký tạm trú cho khách không?
Khách ở ngắn ngày thường thuộc diện thông báo lưu trú, không phải đăng ký tạm trú. Chủ cơ sở cho thuê có trách nhiệm thông báo lưu trú với công an nơi đó theo cách được hướng dẫn. Nếu kinh doanh lưu trú theo ngày, còn có các điều kiện kinh doanh riêng cần tìm hiểu.