Khi cha mẹ đi làm xa, ông bà có thể tự làm một số thủ tục cho cháu mà luật đã cho phép người thân làm, như đi đăng ký khai sinh khi cha mẹ không thể đi; nhưng với phần lớn việc khác, ông bà chỉ làm thay được khi có văn bản uỷ quyền của cha hoặc mẹ, vì cha mẹ mới là người đại diện theo pháp luật của con. Ông bà nuôi cháu không tự động trở thành người giám hộ.
Ở nhiều vùng quê, ông bà là người trực tiếp chăm cháu trong khi cha mẹ làm ở khu công nghiệp hoặc ở nước ngoài. Giấy tờ của cháu vì thế hay bị dồn đến lúc gấp: cháu sắp vào lớp một, cần thẻ bảo hiểm y tế, cần giấy tờ cư trú. Bài này giúp gia đình chia sẵn việc, lập sẵn giấy uỷ quyền đúng chỗ, để ông bà không phải chạy đi chạy lại.
Vì sao ông bà không tự động thay cha mẹ được
Theo Bộ luật Dân sự, cha mẹ là người đại diện theo pháp luật của con chưa thành niên. Điều này không phụ thuộc vào việc con đang sống với ai. Ông bà nuôi cháu hằng ngày vẫn là người thân, không phải người đại diện, trừ khi được cử làm người giám hộ theo thủ tục riêng, điều thường chỉ xảy ra khi cha mẹ đều đã mất, mất năng lực hoặc không còn quyền đối với con.
Hệ quả là ở các thủ tục đòi "cha, mẹ hoặc người giám hộ" ký, ông bà không ký thay được. Ông bà làm được khi một trong hai điều sau đúng: thủ tục đó cho phép người thân thích thực hiện; hoặc cha mẹ uỷ quyền cho ông bà làm việc đó, và thủ tục chấp nhận người được uỷ quyền.
Hiểu điều này sớm giúp gia đình tránh cảnh ông bà đã ngồi chờ nửa buổi ở bộ phận một cửa, đến lượt mới được báo phải có chữ ký của bố mẹ cháu. Cha mẹ ở xa cũng đỡ phải nghỉ làm về quê gấp chỉ vì một tờ giấy.
Các việc thường gặp và ông bà cần gì
Bảng dưới là hướng chung cho những việc hay gặp nhất. Quy định cụ thể của từng thủ tục có thể khác, nên bạn đối chiếu trên Cổng Dịch vụ công hoặc hỏi nơi tiếp nhận.
| Việc của cháu | Ông bà tự làm được không | Thường cần thêm |
|---|---|---|
| Đăng ký khai sinh | Luật Hộ tịch 2014 quy định cha hoặc mẹ có trách nhiệm đi đăng ký khai sinh; nếu cha mẹ không thể, ông bà hoặc người thân thích khác có trách nhiệm đi | Giấy chứng sinh, giấy tờ tuỳ thân của ông bà; thông tin của cha mẹ cháu |
| Đăng ký cư trú cho cháu | Thường cần cha mẹ hoặc người đại diện kê khai; ông bà là chủ hộ thì có phần ý kiến đồng ý | Ý kiến của cha mẹ hoặc văn bản uỷ quyền tuỳ nơi nhận |
| Thủ tục nhập học, chuyển trường | Tuỳ trường và địa phương; nhiều nơi chấp nhận người đang trực tiếp nuôi dưỡng nộp hồ sơ | Giấy tờ của cháu; có nơi hỏi giấy uỷ quyền hoặc xác nhận của cha mẹ |
| Làm căn cước cho cháu dưới 14 tuổi | Thủ tục do cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp làm; trẻ từ 6 tuổi phải có mặt để thu nhận sinh trắc học | Hỏi nơi làm căn cước về khả năng uỷ quyền; cha mẹ thường phải trực tiếp kê khai |
| Làm hộ chiếu cho cháu | Tờ khai thường do cha, mẹ hoặc người giám hộ khai và ký | Cha mẹ thực hiện; ông bà chỉ chuẩn bị giấy tờ |
Dòng khai sinh là chỗ luật đã nói rõ vai trò của ông bà khi cha mẹ không thể đi. Ở các dòng còn lại, câu hỏi luôn là thủ tục đó có chấp nhận người được uỷ quyền hay không.
Lập sẵn giấy uỷ quyền cho ông bà trước khi cha mẹ đi xa
Cách tốt nhất là chuẩn bị trước, khi cha mẹ còn ở nhà. Trình tự dưới đây giúp một lần lập là dùng được cho nhiều việc trong năm.
- Cả nhà liệt kê những việc giấy tờ của cháu có thể phát sinh trong khoảng thời gian cha mẹ đi xa: nhập học, bảo hiểm y tế, khám chữa bệnh, cư trú, nhận trợ cấp nếu có.
- Hỏi bộ phận một cửa xã, phường và trường học xem việc nào chấp nhận người được uỷ quyền, uỷ quyền có phải chứng thực chữ ký không.
- Cha hoặc mẹ lập văn bản uỷ quyền ghi rõ: tên ông hoặc bà được uỷ quyền, thông tin của cháu, danh sách việc được làm thay, thời hạn uỷ quyền.
- Chứng thực chữ ký hoặc công chứng nếu nơi nhận yêu cầu. Làm khi cha mẹ còn ở trong nước sẽ nhanh hơn nhiều so với lập từ xa.
- Để lại cho ông bà bản chính văn bản uỷ quyền và bản sao giấy tờ của cháu, của cha mẹ trong một túi riêng, ghi ngoài túi nội dung bên trong.
Nếu cha mẹ đi nước ngoài dài hạn, nên lập văn bản uỷ quyền có thời hạn đủ dài cho những việc thường lệ của cháu, kèm số điện thoại để nơi tiếp nhận có thể gọi xác minh khi cần.
Cha mẹ ở xa vẫn làm được phần của mình
Không phải việc nào của cháu cũng phải chờ cha mẹ về hoặc phải lập uỷ quyền. Nhiều thủ tục cho cháu đã có thể nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công hoặc cổng dịch vụ công của tỉnh, bằng tài khoản định danh của cha hoặc mẹ. Cha mẹ ở khu công nghiệp có thể tự nộp vào buổi tối, còn ông bà ở quê chỉ cần chụp giấy tờ của cháu gửi lên, hoặc đi nhận kết quả bản giấy nếu thủ tục cho phép người khác nhận.
Cách chia việc này thường gọn hơn cả uỷ quyền: cha mẹ giữ phần cần chữ ký và ý chí của người đại diện, ông bà giữ phần chân chạy ở địa phương. Ví dụ giả định: cháu cần đăng ký cư trú tại nhà ông bà để đi học gần nhà. Cha mẹ khai và nộp trực tuyến từ nơi làm việc; ông bà là chủ hộ thì xác nhận ý kiến đồng ý theo cách nơi tiếp nhận hướng dẫn; kết quả cập nhật vào cơ sở dữ liệu, ông bà chỉ phải đến công an xã khi được yêu cầu.
Điều cần nhớ là đừng để cha mẹ đưa tài khoản định danh của mình cho ông bà dùng. Ông bà không rành điện thoại thì càng dễ bị kẻ gian lợi dụng nếu đang giữ tài khoản của người khác. Mỗi người giữ tài khoản của mình; cái cần chia sẻ là thông tin và giấy tờ, không phải mật khẩu.
Những việc ông bà nên tránh dù có ý tốt
Ký thay chữ ký của con trai, con gái. Một tờ khai có ô "cha, mẹ ký" mà ông bà ký vào là chữ ký giả. Ông bà mang tờ khai về, gửi cho cha mẹ ký rồi gửi lại, hoặc dùng giấy uỷ quyền nếu được chấp nhận.
Khai mình là cha mẹ của cháu. Một số giấy tờ có ô "họ tên cha, mẹ". Ông bà điền tên đúng của cha mẹ cháu, không điền tên mình vào cho tiện, kể cả khi ông bà là người nuôi.
Giữ thẻ căn cước của cha mẹ cháu để "làm việc cho tiện". Ông bà cần bản sao, không cần giữ bản chính thẻ của con mình. Cha mẹ cần thẻ để đi làm, ở trọ, giao dịch nơi họ đang sống.
Nhờ người lạ "lo giấy tờ cho cháu". Ông bà ở quê hay được mời làm hộ có tính tiền. Các thủ tục cho trẻ em phần lớn không phức tạp, có thể hỏi trực tiếp bộ phận một cửa hoặc nhờ cán bộ thôn, tổ dân phố hướng dẫn.
Để giấy tờ của cháu rải rác nhiều nơi. Giấy khai sinh, thẻ bảo hiểm y tế, sổ tiêm chủng nên ở một túi cố định. Lúc cháu ốm đi viện, ông bà cần tìm ra ngay.
Khi cha mẹ cháu không liên lạc được
Có gia đình rơi vào tình huống khó hơn: cha mẹ cháu đi làm xa và mất liên lạc, hoặc bỏ mặc con cho ông bà. Khi đó ông bà không có văn bản uỷ quyền, còn những việc của cháu vẫn phải làm. Với các việc mà luật cho người thân thích làm, như đi khai sinh, ông bà vẫn làm được. Với việc cần chữ ký của cha mẹ, ông bà nên đến bộ phận một cửa trình bày hoàn cảnh để được hướng dẫn hướng đi phù hợp.
Nếu tình trạng kéo dài và cháu cần một người đại diện hợp pháp ổn định, gia đình có thể phải tính đến thủ tục về giám hộ hoặc các biện pháp liên quan đến quyền của cha mẹ đối với con, tuỳ hoàn cảnh. Đây là những thủ tục có hậu quả pháp lý lớn, thường liên quan đến toà án hoặc cơ quan có thẩm quyền, nên hỏi luật sư hoặc người làm nghề pháp lý trước rồi mới quyết định. Trang này không đi sâu vào giám hộ.
Trong lúc chờ, ông bà nên giữ lại mọi giấy tờ, tin nhắn cho thấy mình đang trực tiếp nuôi cháu: giấy tờ đóng học phí, sổ khám bệnh, xác nhận của trường. Những giấy này giúp nơi tiếp nhận hiểu hoàn cảnh và cũng có ích nếu sau này phải làm thủ tục giám hộ.
Chuẩn bị túi giấy tờ cho ông bà
Một túi giấy tờ để sẵn giúp ông bà không phải gọi điện hỏi con mỗi lần cần. Danh sách dưới là gợi ý; mỗi gia đình thêm bớt theo việc của mình.
- Bản sao giấy khai sinh của cháu, vài bản.
- Bản sao thẻ căn cước của cha và mẹ cháu.
- Giấy uỷ quyền bản chính của cha mẹ cho ông bà, nếu đã lập.
- Thẻ bảo hiểm y tế của cháu hoặc thông tin để tra thẻ điện tử, sổ tiêm chủng, giấy tờ khám chữa bệnh gần nhất.
- Thông tin liên lạc của cha mẹ, kể cả khi họ đổi số điện thoại ở nơi làm việc mới.
- Một tờ ghi những việc đã làm và chưa làm, ngày hẹn, mã hồ sơ, để người nào trong nhà cầm túi cũng nắm được.
Bản sao giấy tờ nên được cập nhật khi có thay đổi, ví dụ cha mẹ làm căn cước mới, cháu có thẻ bảo hiểm y tế mới. Một túi giấy tờ cũ dễ khiến ông bà mang nhầm bản đã hết giá trị ra quầy.
Câu hỏi thường gặp
Ông bà có được đi làm giấy khai sinh cho cháu không?
Được, trong trường hợp cha mẹ không thể đi. Luật Hộ tịch 2014 quy định cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; nếu cha mẹ không thể đi thì ông bà hoặc người thân thích khác, hoặc người đang nuôi dưỡng trẻ có trách nhiệm đi đăng ký.
Ông bà nuôi cháu có phải là người giám hộ không?
Không tự động. Khi cha mẹ còn sống và còn quyền đối với con, cha mẹ là người đại diện theo pháp luật của cháu. Ông bà chỉ trở thành người giám hộ khi có căn cứ và được xác lập theo quy định về giám hộ.
Giấy uỷ quyền cho ông bà làm giấy tờ cho cháu có cần công chứng không?
Tuỳ việc và tuỳ nơi nhận. Có nơi chấp nhận giấy uỷ quyền được chứng thực chữ ký, có nơi chỉ cần văn bản của cha mẹ kèm giấy tờ chứng minh quan hệ. Bạn hỏi trước nơi tiếp nhận từng việc để chọn hình thức phù hợp.
Ông bà có đăng ký tạm trú, thường trú cho cháu được không?
Hồ sơ cư trú của trẻ thường cần ý kiến hoặc kê khai của cha mẹ, người đại diện. Nếu ông bà là chủ hộ nơi cháu sẽ ở, ông bà có phần ý kiến đồng ý. Gia đình nên hỏi công an xã, phường nơi cư trú về cách làm khi cha mẹ cháu ở xa.
Cháu ốm phải nhập viện mà cha mẹ ở xa thì ông bà ký giấy tờ ở bệnh viện thế nào?
Bệnh viện có quy trình riêng cho người đi cùng bệnh nhi. Với các quyết định điều trị quan trọng, bệnh viện có thể cần liên hệ cha mẹ. Gia đình nên để sẵn thông tin liên lạc của cha mẹ và, nếu có, văn bản uỷ quyền cho ông bà trong túi giấy tờ của cháu.
Ông bà có thể nhận trợ cấp, hỗ trợ dành cho cháu không?
Tuỳ loại chế độ và quy định của nơi chi trả. Có khoản trả cho người đang trực tiếp nuôi dưỡng, có khoản trả cho cha mẹ hoặc người giám hộ. Bạn hỏi cơ quan chi trả về người được nhận và giấy tờ cần có.