Thuê người làm hộ thủ tục hành chính là việc hợp pháp khi người làm hộ hành động với tư cách người được uỷ quyền, làm đúng trình tự, thu phí dịch vụ rõ ràng và không hứa "lo" kết quả; người tự xưng có quan hệ để rút ngắn thời hạn, đòi tiền "bồi dưỡng" hay đòi giữ giấy tờ gốc lâu ngày là dấu hiệu "cò". Dù thuê ai, bạn vẫn là người chịu trách nhiệm về hồ sơ đứng tên mình.
Nhiều người thuê làm hộ vì lý do chính đáng: không nghỉ được giờ hành chính, ở xa, hoặc thủ tục phức tạp. Rủi ro không nằm ở việc thuê, mà ở việc chọn sai người và giao giấy tờ không có biên nhận. Bài này không bàn giá dịch vụ; nó đi qua cách nhận diện, những gì nên thoả thuận thành văn bản, và cách giữ giấy tờ gốc an toàn từ lúc giao đến lúc nhận lại.
Trước khi thuê: có thật sự cần người làm hộ không
Một số thủ tục nghe có vẻ khó nhưng thực ra người dân tự làm được với một buổi tìm hiểu: tra thành phần hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công, hỏi bộ phận một cửa, nộp qua bưu chính công ích hoặc nộp trực tuyến. Nhiều nơi cũng có người hướng dẫn tại chỗ, hỗ trợ người dân kê khai, chụp giấy tờ, thao tác trên máy. Trước khi trả tiền cho ai, bạn nên tự hỏi: thứ mình thiếu là thời gian, là hiểu biết, hay là một mối quan hệ?
Nếu thiếu thời gian, nộp qua bưu chính công ích hoặc trực tuyến có thể giải quyết được phần lớn. Nếu thiếu hiểu biết về một thủ tục phức tạp như đất đai, đầu tư, hồ sơ có yếu tố nước ngoài, thuê người có chuyên môn như luật sư, tổ chức hành nghề pháp lý là hợp lý. Còn nếu ai đó bán cho bạn "mối quan hệ" để được nhanh hơn, ưu tiên hơn, thì đó không phải dịch vụ, mà là cửa dẫn tới rủi ro pháp lý cho chính bạn.
Khi tự làm, bạn biết hồ sơ của mình ở đâu. Khi thuê, bạn đổi sự tiện lợi lấy việc phải kiểm soát một người khác. Cả hai đều được, miễn bạn chọn có ý thức.
Dịch vụ đàng hoàng và "cò": phân biệt qua cách làm việc
Không cần biết nhiều về luật, bạn vẫn nhận ra được qua cách người làm hộ nói và làm. Bảng dưới đặt hai kiểu cạnh nhau.
| Điểm so | Người làm dịch vụ đàng hoàng | Dấu hiệu "cò" |
|---|---|---|
| Lời hứa về kết quả | Nói rõ việc gì làm được, việc gì phụ thuộc cơ quan giải quyết | Hứa chắc được cấp, "bao đậu", rút ngắn thời hạn nhờ quen biết |
| Giấy tờ thoả thuận | Có hợp đồng hoặc văn bản ghi công việc, phí, thời gian, trách nhiệm | Chỉ nói miệng, ngại ghi giấy, đòi tiền mặt không biên lai |
| Tư cách khi đi nộp | Đi với văn bản uỷ quyền của bạn, ký với tư cách người được uỷ quyền | Đề nghị bạn ký sẵn giấy trắng, tờ khai trắng; tự ký thay bạn |
| Giấy tờ gốc | Chỉ nhận bản gốc khi thủ tục cần, có biên nhận, trả lại đúng hẹn | Đòi giữ bản gốc lâu, không ghi biên nhận, viện cớ "để lo tiếp" |
| Tài khoản, mã xác thực | Không xin mật khẩu, mã xác thực của bạn | Xin mật khẩu tài khoản định danh, đòi đọc mã gửi về điện thoại |
| Khoản tiền | Phí dịch vụ tách bạch với phí, lệ phí nhà nước; lệ phí có biên lai của cơ quan thu | Gộp chung một khoản, có khoản "chi ngoài", "bồi dưỡng" không giải thích |
Chỉ một dấu hiệu ở cột phải đã đủ để bạn dừng lại. Đặc biệt, mọi lời mời đưa tiền để "bôi trơn" hồ sơ đều có thể kéo cả bạn vào hành vi vi phạm pháp luật, không chỉ người nhận tiền.
Những điều nên ghi thành văn bản trước khi giao việc
Công việc cụ thể. Tên thủ tục, cơ quan giải quyết dự kiến, những khâu người làm hộ đảm nhận: tư vấn chuẩn bị hồ sơ, nộp, theo dõi, bổ sung, nhận kết quả.
Phí dịch vụ và các khoản khác tách riêng. Phí dịch vụ là tiền trả cho người làm hộ. Phí, lệ phí nhà nước là tiền nộp cho cơ quan, phải có biên lai mang tên cơ quan thu. Hai khoản này không nên gộp làm một con số.
Thời gian dự kiến và điều kiện ngoài tầm tay. Người làm hộ có thể cam kết thời gian của phần việc mình làm, như nộp trong bao lâu kể từ khi nhận đủ giấy; thời hạn giải quyết của cơ quan là chuyện họ không quyết định được.
Danh sách giấy tờ giao nhận. Ghi từng loại, bản chính hay bản sao, số trang. Hai bên ký, mỗi bên giữ một bản.
Trách nhiệm khi thất lạc, sai sót. Nếu giấy tờ gốc bị mất trong lúc người làm hộ giữ, ai lo làm lại, chịu chi phí phát sinh. Có điều khoản này, người làm hộ sẽ cẩn thận hơn.
Cách chấm dứt. Bạn muốn dừng giữa chừng thì báo thế nào, nhận lại giấy tờ trong bao lâu, phí đã trả xử lý ra sao.
Khi người làm hộ gợi ý "khai thế này cho dễ được"
Một số người làm hộ có kinh nghiệm thật, biết thủ tục nào hay bị trả vì lý do gì. Nhưng giữa "chuẩn bị hồ sơ cho đủ, cho đúng" và "khai cho dễ được" là một ranh giới rõ. Khi người làm hộ đề nghị bạn khai một chỗ ở mà bạn không ở, một thời gian sử dụng đất mà bạn không có, một mối quan hệ không đúng sự thật, hay dùng giấy tờ của người khác cho "khớp", đó là lời mời khai gian.
Người ký tờ khai, hay người uỷ quyền cho người khác ký, là người chịu trách nhiệm về tính đúng của thông tin. Kết quả cấp dựa trên thông tin khai gian có thể bị thu hồi, huỷ bỏ, và người khai có thể bị xử lý theo quy định. Người làm hộ thường không đứng tên ở đâu trong hồ sơ, nên khi có chuyện, người gánh hậu quả là bạn.
Cách phản ứng đơn giản: hỏi lại "khai như vậy có đúng với giấy tờ thật của mình không". Nếu câu trả lời là không, bạn từ chối, và cân nhắc dừng hợp tác với người đó. Nếu hồ sơ của bạn thật sự thiếu điều kiện, con đường đúng là bổ sung giấy tờ, chờ đủ điều kiện, hoặc hỏi người có chuyên môn về hướng khác hợp pháp, không phải sửa lời khai cho vừa khuôn.
Bàn giao và nhận lại giấy tờ gốc
Giấy tờ gốc là thứ khó làm lại nhất. Trình tự dưới đây giảm rủi ro ở cả hai đầu: lúc giao đi và lúc nhận về.
- Hỏi trước thủ tục cần bản chính giấy nào để nộp hoặc đối chiếu. Giấy nào chỉ cần bản sao có chứng thực thì giao bản sao, giữ bản chính ở nhà.
- Chụp lại toàn bộ giấy tờ trước khi giao, kể cả mặt sau, lưu ở nơi riêng của bạn.
- Lập biên nhận giao giấy tờ: danh sách từng loại, bản chính hay bản sao, ngày giao, chữ ký hai bên.
- Yêu cầu người làm hộ gửi ảnh giấy tiếp nhận hồ sơ ngay khi nộp, có mã hồ sơ và ngày hẹn.
- Tự tra trạng thái hồ sơ bằng mã hồ sơ trên cổng dịch vụ công nếu thủ tục có, không chỉ nghe báo lại.
- Khi nhận lại, đối chiếu từng giấy với biên nhận, ký xác nhận đã nhận đủ. Bản chính đã nộp vào cơ quan thì phải có giấy tờ cho thấy cơ quan đã giữ.
Bước năm là chốt chặn quan trọng: nếu người làm hộ báo "đang chờ" trong khi trạng thái hồ sơ cho thấy đã có kết quả từ lâu, hoặc không tra được mã hồ sơ nào, bạn có lý do để hỏi thẳng.
Khi phát hiện bị "cò" hoặc người làm hộ biến mất
Nếu bạn nhận ra mình đã giao giấy tờ cho người không đàng hoàng, việc đầu tiên là chặn thiệt hại. Đổi mật khẩu tài khoản định danh và tài khoản ngân hàng nếu đã lỡ cung cấp thông tin. Liên hệ nơi tiếp nhận hồ sơ, nếu biết, để hỏi tình trạng và báo rằng bạn không còn uỷ quyền cho người đó. Nếu có văn bản uỷ quyền, tìm hiểu cách chấm dứt và thông báo cho những nơi người đó có thể sử dụng văn bản.
Với giấy tờ gốc bị giữ hoặc mất, bạn chuẩn bị làm thủ tục cấp lại, cấp bản sao, đồng thời báo mất ở nơi có thẩm quyền theo hướng dẫn của từng loại giấy tờ, để giảm rủi ro giấy tờ bị dùng vào việc khác. Biên nhận giao giấy tờ, tin nhắn trao đổi, chứng từ chuyển tiền là những thứ cần giữ lại.
Nếu có dấu hiệu lừa đảo, chiếm đoạt tiền hoặc giấy tờ, bạn trình báo công an xã, phường nơi cư trú hoặc nơi xảy ra sự việc. Khi số tiền lớn hoặc giấy tờ liên quan tài sản quan trọng như đất đai, nhà ở, nên hỏi luật sư để biết cách bảo vệ quyền lợi và những việc nên làm theo thứ tự nào.
Một số cách làm hộ hợp pháp mà nhiều người chưa biết
Trước khi tìm đến người lạ, bạn có thể cân nhắc các lựa chọn dưới đây, tuỳ thủ tục và nơi bạn sống.
- Nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu chính công ích. Nhân viên bưu chính tiếp nhận hồ sơ tại nhà hoặc tại bưu cục, chuyển đến nơi giải quyết và trả kết quả về địa chỉ bạn đăng ký, theo cước của dịch vụ.
- Người hướng dẫn tại bộ phận một cửa. Nhiều nơi có người hỗ trợ kê khai, scan giấy tờ, thao tác nộp trực tuyến tại chỗ.
- Người thân đáng tin với văn bản uỷ quyền. Đây thường vẫn là lựa chọn an toàn và rẻ nhất nếu thủ tục cho phép.
- Luật sư, tổ chức hành nghề pháp lý. Phù hợp với thủ tục phức tạp, có tranh chấp, có yếu tố nước ngoài; có trách nhiệm nghề nghiệp và có thể ký hợp đồng dịch vụ rõ ràng.
- Doanh nghiệp dịch vụ có đăng ký. Kiểm thông tin đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, yêu cầu hợp đồng và hoá đơn.
Dù chọn đường nào, nguyên tắc không đổi: bạn là người đứng tên hồ sơ, nên bạn có quyền và nên biết hồ sơ của mình đang ở khâu nào. Người làm hộ đàng hoàng sẽ không ngại cho bạn biết điều đó.
Câu hỏi thường gặp
Thuê dịch vụ làm thủ tục hành chính có hợp pháp không?
Có, khi người làm dịch vụ làm với tư cách người được uỷ quyền, đúng trình tự và thu phí dịch vụ rõ ràng. Việc trở nên vi phạm khi có đưa, nhận tiền để tác động tới người giải quyết, làm giả giấy tờ, hoặc khai không đúng sự thật để được cấp.
Người làm hộ đòi giữ căn cước bản chính của mình thì có nên đưa không?
Chỉ nên đưa khi thủ tục thật sự cần bản chính để đối chiếu và chưa tra được từ cơ sở dữ liệu, có biên nhận và hẹn trả cụ thể. Thẻ căn cước nằm lâu trong tay người khác có thể bị dùng để vay tiền, mở tài khoản đứng tên bạn.
Làm sao biết người làm hộ đã nộp hồ sơ thật?
Yêu cầu ảnh giấy tiếp nhận có mã hồ sơ, rồi tự tra trạng thái trên cổng dịch vụ công hoặc gọi hỏi nơi tiếp nhận. Hồ sơ đứng tên bạn thì bạn có quyền hỏi tình trạng của nó, không cần qua người làm hộ.
Có nên trả trước toàn bộ phí dịch vụ không?
Bạn nên thoả thuận trả theo giai đoạn gắn với kết quả có thể kiểm được, ví dụ khi có giấy tiếp nhận hồ sơ, khi nhận được kết quả. Mọi khoản tiền nên có chứng từ, và phí, lệ phí nhà nước phải có biên lai của cơ quan thu.
Người làm hộ nói phải có tiền "bồi dưỡng" thì hồ sơ mới nhanh, có nên đồng ý không?
Không. Đưa tiền để tác động đến người có chức vụ, quyền hạn là hành vi vi phạm pháp luật, người đưa cũng có thể bị xử lý. Bạn từ chối, chấm dứt thoả thuận nếu cần, và có thể phản ánh đến cơ quan có thẩm quyền.
Giấy tờ gốc bị người làm hộ làm mất thì làm gì?
Yêu cầu người làm hộ xác nhận sự việc bằng văn bản, báo mất theo hướng dẫn của từng loại giấy, làm thủ tục cấp lại. Nếu đã có thoả thuận về trách nhiệm khi thất lạc, căn cứ vào đó để yêu cầu bồi hoàn chi phí. Có dấu hiệu chiếm đoạt thì trình báo công an.