Vợ chồng không mặc nhiên được làm thủ tục hành chính thay nhau: với giấy tờ cá nhân của một người, người kia chỉ làm thay được khi thủ tục cho phép và có văn bản uỷ quyền phù hợp; với việc liên quan đến tài sản chung hay quyền của cả hai, thường cả hai phải ký hoặc một người phải được người kia uỷ quyền. Giấy chứng nhận kết hôn chứng minh quan hệ, không thay cho uỷ quyền.
Rất nhiều cặp vợ chồng quen phân công "anh đi làm, em lo giấy tờ" và chỉ phát hiện ra giới hạn khi đứng ở quầy. Luật Hôn nhân và gia đình 2014 có quy định về đại diện giữa vợ và chồng, cho phép vợ chồng uỷ quyền cho nhau. Bài này chia các loại việc theo mức cần có mặt, cần chữ ký của cả hai, để việc phân công trong nhà không gặp bất ngờ.
Quan hệ vợ chồng khác với quyền đại diện
Trong đời sống, vợ chồng là một khối: chung nhà, chung con, chung tài sản. Nhưng trong thủ tục hành chính, mỗi người vẫn là một chủ thể riêng, có giấy tờ riêng, có lời khai riêng. Cán bộ một cửa không thể giả định rằng người vợ đến nộp hồ sơ đứng tên chồng là theo ý của người chồng, dù hai người có giấy chứng nhận kết hôn.
Luật Hôn nhân và gia đình 2014 cho phép vợ, chồng đại diện cho nhau theo uỷ quyền, và có những trường hợp đại diện theo pháp luật, ví dụ khi một bên mất năng lực hành vi dân sự mà bên kia đủ điều kiện làm người giám hộ. Với thủ tục hằng ngày, con đường thường gặp là uỷ quyền. Không có uỷ quyền, người vợ hay người chồng chỉ làm được những việc mà thủ tục cho phép người khác nộp giúp hồ sơ đã được chính chủ ký.
Ví dụ giả định: chồng đi công tác dài ngày, vợ mang hồ sơ đề nghị cấp lại một giấy tờ đứng tên chồng đến nộp. Nếu chồng đã ký tờ khai và thủ tục cho người khác nộp hộ, vợ nộp được. Nếu tờ khai chưa ký, hoặc thủ tục yêu cầu người có tên trực tiếp kê khai, vợ cần văn bản uỷ quyền, hoặc phải chờ chồng về.
Ba nhóm việc và cách vợ chồng phân công
Bảng này giúp vợ chồng nhìn trước việc nào một người lo được, việc nào phải cùng nhau.
| Nhóm việc | Ví dụ | Cách làm |
|---|---|---|
| Giấy tờ cá nhân gắn với sinh trắc học hoặc nhân thân | Căn cước, hộ chiếu, một số giấy tờ về lý lịch | Người có tên tự làm; người kia chỉ chuẩn bị, đưa đi, nhận kết quả nếu thủ tục cho phép |
| Giấy tờ cá nhân không cần có mặt | Cấp bản sao trích lục, nộp bổ sung cho hồ sơ đứng tên một người | Người kia nộp giúp hoặc làm thay khi có uỷ quyền đúng phạm vi |
| Việc liên quan tài sản chung, con chung | Đăng ký biến động tài sản đứng tên chung, thế chấp, chuyển nhượng, một số thủ tục cho con | Cả hai ký, hoặc một người được người kia uỷ quyền bằng văn bản đúng hình thức |
| Việc chỉ của một người dù đang có hôn nhân | Tài sản riêng có giấy tờ chứng minh, thủ tục cá nhân không liên quan tài sản | Người có tên tự quyết; người kia không phải ký trừ khi pháp luật yêu cầu |
Dòng thứ ba là chỗ nhiều cặp vợ chồng hay vướng: giấy chứng nhận tài sản có thể chỉ ghi tên một người nhưng tài sản vẫn là tài sản chung vì có trong thời kỳ hôn nhân. Khi đó, nơi tiếp nhận có thể yêu cầu ý kiến của người còn lại. Gặp tình huống này, bạn hỏi kỹ nơi tiếp nhận hoặc người làm nghề pháp lý.
Viết uỷ quyền giữa vợ chồng sao cho dùng được
Ghi đúng tư cách hai bên. Họ tên, số định danh cá nhân, nơi cư trú của bên uỷ quyền và bên được uỷ quyền. Quan hệ vợ chồng có thể ghi thêm cho rõ, kèm số giấy chứng nhận kết hôn nếu cần.
Nêu việc cụ thể. Tên thủ tục, tài sản hoặc hồ sơ liên quan. Tránh lối viết "được toàn quyền thay mặt làm mọi việc" vì vừa bị nơi nhận e ngại, vừa trao quá nhiều quyền.
Ghi hình thức đúng yêu cầu. Việc nào cần văn bản công chứng, việc nào chỉ cần chứng thực chữ ký, việc nào chấp nhận văn bản thường. Hỏi trước nơi nhận; việc liên quan đất đai, nhà ở thường đòi hình thức chặt hơn.
Đặt thời hạn. Uỷ quyền cho một đợt thủ tục nên có thời hạn kết thúc. Uỷ quyền dài hạn chỉ nên dùng khi một người thường xuyên vắng nhà và hai bên cùng hiểu rõ phạm vi.
Giữ bản chụp ở cả hai bên. Người được uỷ quyền giữ bản chính để đi làm, người uỷ quyền giữ bản chụp để biết mình đã giao những gì.
Đừng gộp việc nhỏ với việc lớn trong một tờ. Một văn bản vừa cho nhận hộ giấy tờ hành chính vừa cho ký hợp đồng chuyển nhượng tài sản sẽ phải theo hình thức chặt nhất, và khi muốn rút một phần lại phải làm lại cả tờ. Tách thành các văn bản riêng theo nhóm việc giúp mỗi tờ gọn, dễ dùng và dễ chấm dứt khi không cần nữa.
Trình tự khi một người vắng nhà dài ngày
Với các gia đình có một người đi làm xa, đi biển, đi nước ngoài, nên chuẩn bị trước khi người đó đi. Trình tự gợi ý như sau.
- Hai vợ chồng ngồi liệt kê việc giấy tờ có thể phát sinh trong thời gian vắng: hồ sơ đang dở, giấy tờ sắp hết hạn, việc của con, việc liên quan tài sản.
- Với từng việc, tra trên Cổng Dịch vụ công hoặc hỏi nơi tiếp nhận xem có chấp nhận người được uỷ quyền không và hình thức uỷ quyền nào.
- Người sắp đi ký các tờ khai đã biết trước, để lại cho người ở nhà nộp khi cần.
- Lập một hoặc vài văn bản uỷ quyền theo nhóm việc, làm chứng thực hoặc công chứng trước khi đi.
- Thống nhất cách liên lạc khi nơi tiếp nhận cần xác minh: số điện thoại, giờ có thể nghe máy, người dự phòng.
Chuẩn bị một buổi trước khi đi tiết kiệm được nhiều chuyến đi lại và nhiều cuộc gọi đường dài. Đặc biệt với người đi nước ngoài, lập uỷ quyền trong nước thường nhanh hơn nhiều so với lập từ xa.
Thủ tục cho con chung: một người làm hay cần cả hai
Với con chưa thành niên, cả cha và mẹ đều là người đại diện theo pháp luật. Ở phần lớn thủ tục hằng ngày cho con, như đăng ký khai sinh, đăng ký cư trú, làm thẻ bảo hiểm y tế, nhập học, chỉ cần một trong hai người thực hiện; người kia không phải ký thêm hay uỷ quyền. Đây là chỗ khác hẳn với giấy tờ cá nhân của vợ hoặc chồng: với con, mỗi người đã có sẵn tư cách của mình.
Tuy vậy, có những việc của con mà pháp luật hoặc nơi giải quyết đòi ý kiến của cả cha lẫn mẹ, nhất là khi việc đó ảnh hưởng lớn đến tài sản hay quyền lợi của con. Ví dụ, giao dịch liên quan đến tài sản đứng tên con, thay đổi họ, tên của con, hay một số giấy tờ đi nước ngoài. Khi một người vắng mặt, người còn lại cần văn bản thể hiện sự đồng ý hoặc uỷ quyền của người kia, theo hình thức nơi tiếp nhận yêu cầu.
Vợ chồng có thể tránh phải chạy gấp bằng cách đọc trước thành phần hồ sơ của thủ tục cho con trên Cổng Dịch vụ công. Nếu thấy dòng "ý kiến của cha và mẹ" hay "văn bản đồng ý của người còn lại", hãy chuẩn bị văn bản đó trước khi một người đi xa. Ví dụ giả định: mẹ định đổi tên đệm cho con khi bố đang đi biển dài ngày; nếu không có văn bản đồng ý của bố, hồ sơ sẽ phải chờ đến khi bố về.
Khi vợ chồng đang bất hoà hoặc sắp ly hôn
Mọi điều ở trên giả định hai vợ chồng cùng một ý. Khi quan hệ đang căng thẳng, việc một người tự đi làm thủ tục liên quan tài sản chung, con chung, có thể bị người kia phản đối và trở thành điểm tranh chấp. Văn bản uỷ quyền từng ký lúc hoà thuận vẫn có giá trị cho đến khi chấm dứt theo quy định, và người uỷ quyền có thể chấm dứt uỷ quyền.
Nếu bạn ở trong tình huống này, đừng dùng uỷ quyền cũ để làm những việc mà bạn biết người kia không còn đồng ý; đó là cách nhanh nhất để biến một thủ tục hành chính thành một vụ tranh chấp. Ngược lại, nếu bạn là người đã uỷ quyền và không muốn người kia tiếp tục làm thay, hãy tìm hiểu cách chấm dứt uỷ quyền đúng thủ tục và thông báo cho những nơi liên quan.
Những tình huống có tranh chấp về tài sản, quyền nuôi con là chỗ nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề pháp lý trước khi đặt bút ký bất kỳ giấy tờ nào. Trang này chỉ dừng ở trình tự thủ tục; quyết định về quyền lợi cần người hiểu toàn bộ hoàn cảnh của bạn.
Những câu vợ chồng hay hỏi nhau trước khi ra quầy
Trước mỗi lần một người đi làm thủ tục cho người kia, trả lời nhanh những câu dưới đây giúp tránh phải quay về.
- Tờ khai đã có chữ ký của người đứng tên chưa, ký đúng ô chưa?
- Thủ tục này có cho người khác nộp giúp không, có đòi uỷ quyền không?
- Bản chính giấy tờ nào cần mang để đối chiếu, có phải mang căn cước bản chính của người vắng mặt không?
- Người vắng mặt có nghe được điện thoại trong buổi nộp để xác minh không?
- Kết quả trả về cho ai, người đi nộp có được nhận thay không?
- Việc này có liên quan tài sản chung, cần ý kiến của cả hai không?
Những câu hỏi này nghe đơn giản, nhưng chính chúng quyết định một buổi nộp hồ sơ thành công hay phải làm lại. Nếu có câu chưa trả lời được, gọi hỏi nơi tiếp nhận trước.
Câu hỏi thường gặp
Vợ có được làm thủ tục thay chồng mà không cần giấy uỷ quyền không?
Chỉ khi thủ tục cho phép người khác nộp giúp hồ sơ đã được người đứng tên ký, hoặc quy định của thủ tục cho người thân thực hiện. Với việc ký thay, quyết định thay, nhận kết quả thay, thường cần văn bản uỷ quyền. Giấy chứng nhận kết hôn chỉ chứng minh quan hệ, không thay uỷ quyền.
Tài sản đứng tên một người thì người kia có phải ký khi làm thủ tục không?
Tuỳ tài sản đó là tài sản chung hay tài sản riêng. Tài sản có trong thời kỳ hôn nhân thường được coi là tài sản chung dù giấy tờ chỉ ghi một tên, trừ khi chứng minh được là tài sản riêng. Nơi tiếp nhận có thể yêu cầu ý kiến của cả hai.
Uỷ quyền giữa vợ chồng có phải công chứng không?
Tuỳ việc. Các việc liên quan đất đai, nhà ở, giao dịch có giá trị lớn thường đòi văn bản công chứng hoặc chứng thực. Việc hành chính đơn giản có thể chấp nhận hình thức khác. Bạn hỏi nơi tiếp nhận trước khi lập.
Chồng đi nước ngoài thì vợ làm thủ tục cho con chung thế nào?
Nhiều thủ tục cho con chỉ cần cha hoặc mẹ thực hiện với tư cách người đại diện theo pháp luật. Một số thủ tục, đặc biệt liên quan tài sản của con hoặc giấy tờ đi nước ngoài của con, có thể cần ý kiến của cả hai. Bạn đọc kỹ quy định của thủ tục đó.
Một người đã uỷ quyền rồi có rút lại được không?
Người uỷ quyền có thể chấm dứt uỷ quyền theo quy định của pháp luật dân sự, cần báo cho người được uỷ quyền và những nơi đã nhận văn bản uỷ quyền. Văn bản đã công chứng thì việc huỷ bỏ thường phải làm theo thủ tục công chứng tương ứng.
Vợ chồng đã ly hôn còn dùng được uỷ quyền cũ không?
Văn bản uỷ quyền không tự động hết hiệu lực chỉ vì ly hôn, trừ khi nội dung hoặc quy định có liên quan nói khác. Để tránh tranh chấp, hai bên nên chủ động chấm dứt những văn bản uỷ quyền không còn phù hợp và hỏi người có chuyên môn pháp lý khi cần.