Khi nộp hồ sơ trực tuyến thay người thân, nguyên tắc là mỗi người chỉ đăng nhập tài khoản định danh điện tử của chính mình: hoặc người có tên tự đăng nhập và tự xác thực, bạn chỉ ngồi cạnh hướng dẫn; hoặc bạn nộp bằng tài khoản của bạn với tư cách người được uỷ quyền, khi thủ tục cho phép. Riêng con dưới 14 tuổi, tài khoản định danh của trẻ gắn với tài khoản của cha, mẹ hoặc người giám hộ theo quy định hiện hành.
Mượn mật khẩu, nhận mã xác thực hộ, đăng nhập tài khoản của cha mẹ trên điện thoại của mình là chuyện rất nhiều gia đình đang làm, vì tiện. Bài này giải thích vì sao tài khoản định danh không giống tài khoản mạng xã hội, chia các tình huống thường gặp, và chỉ cách giúp người thân làm thủ tục trực tuyến mà không đặt ai vào rủi ro.
Tài khoản định danh điện tử là chữ ký của người đó trên mạng
Khi bạn nộp hồ sơ trực tuyến bằng tài khoản định danh điện tử, hệ thống ghi nhận người đứng tên tài khoản là người thực hiện. Ở nhiều thủ tục, việc đăng nhập và xác thực bằng tài khoản định danh mức 2 thay cho chữ ký tay trên tờ khai. Luật Giao dịch điện tử 2023 công nhận giá trị của giao dịch thực hiện bằng phương tiện điện tử, nghĩa là những gì làm qua tài khoản đó có giá trị như chính chủ tài khoản làm.
Vì vậy, đăng nhập tài khoản của cha mẹ để nộp hồ sơ, dù cha mẹ đồng ý, về bản chất giống như ký chữ ký của cha mẹ. Nếu hồ sơ suôn sẻ, không ai để ý. Nếu sau này có tranh cãi, ví dụ một người trong gia đình cho rằng cha mẹ không hề biết việc đã làm, thì nhật ký đăng nhập, thiết bị đăng nhập trở thành bằng chứng chống lại người đã làm thay.
Thêm một lý do thực tế: các kẻ lừa đảo hay giả danh người thân, cán bộ để xin mã xác thực. Một gia đình quen chia sẻ mã cho nhau sẽ khó dạy cha mẹ già nguyên tắc "không đưa mã cho ai". Giữ nguyên tắc ngay trong nhà là cách bảo vệ người già tốt nhất.
Bốn tình huống và tài khoản nên dùng
Mỗi tình huống có một cách đúng. Bảng dưới gom những tình huống hay gặp nhất khi làm thủ tục trực tuyến trong gia đình.
| Tình huống | Tài khoản nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Cha mẹ già tự đăng nhập được nhưng không rành thao tác | Tài khoản của cha mẹ, do chính cha mẹ đăng nhập và nhập mã | Bạn ngồi cạnh chỉ từng bước; cha mẹ tự bấm xác nhận cuối cùng |
| Con dưới 14 tuổi | Tài khoản của cha, mẹ hoặc người giám hộ, theo cách quy định cho trẻ dưới 14 tuổi | Cha mẹ làm với tư cách người đại diện theo pháp luật của con |
| Người có tên ở xa, ở nước ngoài, nằm viện | Tài khoản của người được uỷ quyền, nếu thủ tục trực tuyến cho phép nộp thay | Kèm văn bản uỷ quyền tải lên theo yêu cầu; nếu không cho phép, nộp hồ sơ giấy |
| Người có tên chưa có tài khoản mức 2 | Không dùng tài khoản của ai khác để "lách" | Hỗ trợ người đó làm tài khoản, hoặc nộp hồ sơ giấy tại bộ phận một cửa |
Dòng thứ ba phụ thuộc vào thiết kế của từng thủ tục trên cổng. Có thủ tục có phần khai thông tin người nộp khác với người yêu cầu; có thủ tục chỉ cho chính chủ nộp. Giao diện thay đổi thường xuyên, nên bạn đọc phần hướng dẫn của thủ tục đó ngay trên cổng hoặc hỏi nơi tiếp nhận.
Ngồi cạnh cha mẹ nộp hồ sơ trực tuyến: cách giúp mà không cầm hộ
Phần lớn cha mẹ già cần một người ngồi cạnh hơn là một người làm thay. Cách làm dưới đây giữ cho cha mẹ là người thực hiện, còn bạn là người dẫn đường.
- Chuẩn bị trước ở máy của bạn: tra thủ tục, đọc thành phần hồ sơ, chụp sẵn giấy tờ cần tải lên và chuyển sang điện thoại của cha mẹ.
- Để cha mẹ tự mở ứng dụng hoặc cổng trên điện thoại của mình và tự nhập mật khẩu, mã bảo vệ. Bạn quay mặt đi khi họ nhập, kể cả khi họ bảo không cần.
- Đọc to từng ô cần khai, để cha mẹ nói thông tin, bạn chỉ chỗ gõ. Nếu cha mẹ gõ chậm, kiên nhẫn chờ; tốc độ không quan trọng bằng việc họ biết mình đang khai gì.
- Đến bước xác nhận, đọc lại toàn bộ tờ khai cho cha mẹ nghe, hỏi "bố mẹ có đồng ý nộp không" rồi để họ tự bấm và tự nhập mã xác thực gửi về máy họ.
- Lưu mã hồ sơ: chụp màn hình trên máy cha mẹ, ghi vào sổ tay của họ, và nếu cha mẹ đồng ý, gửi một bản cho bạn để tiện theo dõi.
- Trước khi rời đi, kiểm điện thoại của cha mẹ không còn lưu mật khẩu dưới dạng ghi chú lộ liễu, và nhắc lại nguyên tắc không đưa mã cho ai qua điện thoại.
Mất thêm chừng mười lăm phút so với tự làm trên máy mình, nhưng cha mẹ học được cách tự làm, và bạn không phải giữ mật khẩu của ai.
Con dưới 14 tuổi: cha mẹ làm thay theo cách riêng
Với trẻ dưới 14 tuổi, quy định về định danh điện tử hiện hành gắn tài khoản của trẻ với tài khoản của cha, mẹ hoặc người giám hộ. Cha mẹ là người đại diện theo pháp luật của con chưa thành niên theo Bộ luật Dân sự, nên làm thủ tục cho con là làm với tư cách người đại diện, không phải mượn tài khoản của con. Nhiều thủ tục như đăng ký cư trú cho con, khai sinh trực tuyến được thiết kế cho cha mẹ thực hiện bằng tài khoản của mình.
Điểm cần lưu ý là cha mẹ nào thực hiện. Nếu tài khoản của con được đăng ký gắn với tài khoản của mẹ, những thao tác cho con có thể cần đi qua tài khoản của mẹ. Khi bố là người đi làm thủ tục, hai vợ chồng nên thống nhất trước ai giữ phần này, để không phải gọi điện xin mã của nhau giữa chừng.
Khi con tròn 14 tuổi, việc định danh của con chuyển sang cách áp dụng cho người từ 14 tuổi trở lên. Cha mẹ nên hướng dẫn con tự tạo và tự giữ tài khoản, thay vì tiếp tục làm thay bằng tài khoản của mình. Đó cũng là lúc dạy con những nguyên tắc bảo vệ tài khoản mà người lớn tuổi hay quên.
Nộp bằng tài khoản của bạn với tư cách người được uỷ quyền
Khi người có tên không thể tự thao tác, ví dụ đang nằm viện, ở nước ngoài hoặc không dùng điện thoại thông minh, đường thứ hai là bạn đăng nhập tài khoản của chính mình và nộp hồ sơ cho họ, nếu thủ tục trực tuyến có thiết kế cho việc nộp thay. Lúc đó, hệ thống ghi nhận bạn là người nộp, còn người có tên vẫn là người yêu cầu giải quyết. Thông tin của người có tên được khai ở phần dành cho họ, không phải ở phần thông tin của bạn.
Phần quan trọng nhất là căn cứ để bạn được nộp thay. Thường đó là văn bản uỷ quyền được tải lên dưới dạng tệp scan hoặc ảnh chụp rõ, đúng loại mà thủ tục đòi: có thủ tục chấp nhận văn bản đã chứng thực chữ ký, có thủ tục cần bản điện tử được chứng thực từ bản chính. Văn bản phải ghi phạm vi bao gồm việc nộp hồ sơ trực tuyến cho thủ tục đó, và nếu cần, cả việc nhận kết quả điện tử.
Bạn cũng nên nghĩ trước về kênh liên lạc. Thông báo về hồ sơ có thể đi về tài khoản của người nộp, của người yêu cầu, hoặc cả hai, tuỳ cách hệ thống được thiết kế. Hãy thống nhất với người có tên: ai sẽ theo dõi, ai nhận cuộc gọi xác minh, và khi có yêu cầu bổ sung thì ai đứng ra làm. Ví dụ giả định: bạn nộp hồ sơ thay mẹ đang nằm viện, nơi tiếp nhận gọi điện cho mẹ để xác minh; nếu bạn đã báo trước, người chăm mẹ sẽ để ý điện thoại thay vì để chuông reo bỏ lỡ.
Nếu đã lỡ dùng tài khoản của người khác
Dừng lại, không tiếp tục dùng. Đăng xuất tài khoản của người thân khỏi thiết bị của bạn, xoá mật khẩu đã lưu trong trình duyệt hay ghi chú.
Báo cho người có tên biết đã làm gì. Cho họ biết hồ sơ nào đã được nộp, mã hồ sơ, ngày nộp. Họ là người sẽ nhận thông báo và chịu trách nhiệm về hồ sơ đó.
Đề nghị người có tên đổi mật khẩu, mã bảo vệ. Không phải vì bạn không đáng tin, mà vì mật khẩu đã đi qua nhiều tay, nhiều thiết bị. Đổi là cách khoá lại mọi đường lộ chưa biết.
Kiểm hồ sơ đã nộp có gì sai không. Nếu thông tin khai sai do bạn không nắm rõ, liên hệ nơi tiếp nhận để điều chỉnh khi hồ sơ chưa được giải quyết.
Lần sau chọn đúng đường. Ngồi cạnh để người có tên tự làm, hoặc lập uỷ quyền để bạn làm bằng tài khoản của mình, hoặc nộp hồ sơ giấy.
Dấu hiệu bị lừa khi "có người làm hộ trực tuyến"
Kẻ gian biết nhiều người ngại thao tác trên điện thoại nên hay mời làm hộ. Các dấu hiệu dưới đây đủ để bạn từ chối ngay.
- Đề nghị bạn đọc mã xác thực vừa nhận để "hoàn tất hồ sơ giúp".
- Gửi đường dẫn lạ, ứng dụng lạ yêu cầu cài để "nộp hồ sơ nhanh".
- Tự xưng cán bộ gọi điện bảo tài khoản định danh của bạn bị lỗi, cần cung cấp mật khẩu để sửa.
- Đòi chụp ảnh hai mặt căn cước kèm ảnh khuôn mặt cầm thẻ để "xác minh hồ sơ".
- Hứa làm hộ mọi thủ tục trực tuyến với điều kiện bạn giao tài khoản trong vài ngày.
Cơ quan nhà nước không xin mật khẩu, mã xác thực của người dân qua điện thoại hay tin nhắn. Gặp các dấu hiệu trên, bạn ngắt liên lạc, đổi mật khẩu nếu đã lỡ cung cấp, và báo cho công an xã, phường nơi cư trú.
Câu hỏi thường gặp
Con có được đăng nhập tài khoản định danh của cha mẹ để nộp hồ sơ không?
Không nên, kể cả khi cha mẹ đồng ý. Thao tác trên tài khoản định danh được coi là của chủ tài khoản. Cách đúng là để cha mẹ tự đăng nhập và xác nhận khi bạn ngồi cạnh, hoặc bạn nộp bằng tài khoản của mình với tư cách người được uỷ quyền khi thủ tục cho phép.
Làm thủ tục trực tuyến cho con nhỏ thì dùng tài khoản nào?
Với trẻ dưới 14 tuổi, tài khoản định danh của trẻ gắn với tài khoản của cha, mẹ hoặc người giám hộ theo quy định hiện hành. Cha mẹ thực hiện các thủ tục cho con bằng tài khoản của mình với tư cách người đại diện theo pháp luật của con.
Cổng dịch vụ công có cho nộp hồ sơ thay người khác không?
Tuỳ thủ tục. Một số thủ tục có phần khai riêng cho người nộp thay và cho tải văn bản uỷ quyền, một số chỉ cho chính chủ nộp. Bạn đọc hướng dẫn của thủ tục đó trên cổng hoặc hỏi nơi tiếp nhận trước khi bắt đầu khai.
Cha mẹ già không có điện thoại thông minh thì làm thủ tục trực tuyến thế nào?
Nếu cha mẹ không có thiết bị để dùng tài khoản định danh, đường phù hợp thường là nộp hồ sơ giấy tại bộ phận một cửa, hoặc lập uỷ quyền để con làm thay theo thủ tục cho phép. Không nên đăng ký tài khoản của cha mẹ trên điện thoại của con rồi giữ luôn.
Lỡ đọc mã xác thực cho người lạ thì phải làm gì?
Đăng nhập lại ngay, đổi mật khẩu và mã bảo vệ, kiểm tra lịch sử hoạt động nếu ứng dụng có. Nếu không đăng nhập được, liên hệ công an xã, phường nơi cư trú để được hướng dẫn khoá tài khoản tạm thời. Báo ngân hàng nếu tài khoản định danh có liên kết.
Một điện thoại có đăng nhập được nhiều tài khoản định danh không?
Ứng dụng định danh thường gắn với thiết bị của chủ tài khoản và có giới hạn về việc đăng nhập trên thiết bị khác. Cách áp dụng có thể thay đổi theo phiên bản. Dù làm được về kỹ thuật, bạn không nên giữ tài khoản của người khác trên máy mình.